Zarządzenie nr 35/07Wójta Gminy Szczutowoz dnia 30 lipca 2007r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzędzie Gminy w Szczutowie Na podstawie art. 40 ust. 2 pkt.2. ustawy o samorządzie gminnym (jednolity tekst z 2001 roku Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami), w związku z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Tekst jednolity z 2006 r Dz. U. Nr 97 poz. 673 – z późn. zm./ zarządzam, co następuje :§ 1W celu zapewnienia właściwego przechowywania, udostępniania, brakowania oraz przekazywania do Archiwum Państwowego w Płocku dokumentacji Urzędu Gminy w Szczutowie wprowadza się „Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzędzie Gminy w Szczutowie” stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.§ 2Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy do zapoznania się z treścią Instrukcji i stosowania określonych w niej zasad w bieżącej pracy.§ 3Nadzór nad realizacją przepisów Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Urzędu Gminy.§ 4 Zarządzenie wchodzi z dniem podjęcia. Wójt Gminy/.../ Jakub Smólczyński
========================================================== Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 35/07 Wójta Gminy Szczutowo z dnia 30 lipca 2007roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzędzie Gminy w Szczutowie
I N S T R U K C J A w sprawie organizacji i zakresu działania ArchiwumZakładowego w Urzędzie Gminy w Szczutowie
Rozdział 1POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działania Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy w Szczutowie oraz zasady, procedury i tryb postępowania z dokumentacją powstałą w toku działalności Urzędu, w tym: przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji w archiwum, udostępnianie lub wypożyczanie dokumentacji z archiwum, postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum Zakładowym.
§ 2
Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć : Archiwum Zakładowe – wyznaczone pomieszczenie w budynku Urzędu Gminy w Szczutowie przy ul. Lipowej 5A. 09-227 Szczutowo, przechowujące akta Urzędu, Dokumenty, akta sprawy, dokumentacja – bez wskazania o jaką dokumentację chodzi – należy rozumieć zarówno materiały archiwalne (kat. „A”) jak również dokumentację niearchiwalną (kat. „B”) Materiały archiwalne – dokumenty będące źródłem informacji o znaczeniu historycznym, przeznaczone do wieczystego przechowywania i wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, oznaczone symbolem „A” przechowuje się w Archiwum Zakładowym przez okres nie dłuższy niż 25 lat od ich wytworzenia. Po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Dokumentacja niearchiwalna - dokumenty posiadające jedynie czasowe znaczenie praktyczne oznaczone symbolem „B” z tym ,że: symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1-go stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych, symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę lub zniszczenie, symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich, oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany w kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. w szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji „B” uznając ją za materiały archiwalne.
Podział dokumentacji na kategorie „A” i „B” oraz okresy przechowywania akt kategorii „B” określa załącznik nr 4 – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz. 1319 – z późn. zm.) - Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla organów gmin i związków międzygminnych. Komórka organizacyjna – referat lub samodzielne stanowisko w Urzędzie Gminy w Szczutowie, Udostępnianie – możliwość zapoznania się z dokumentacją zgromadzoną w Archiwum Zakładowym – w lokalu archiwum. Wypożyczanie – możliwość korzystania z dokumentacji zgromadzonej w Archiwum Zakładowym wyłącznie do celów służbowych na stanowiskach pracy osób wypożyczających.
§ 3 Archiwum Zakładowe służy do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej powstałych w toku działalności Urzędu. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przechowuje Archiwum Zakładowe do czasu przekazania materiałów archiwalnych (kategoria „A”) do właściwego archiwum państwowego lub przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”) na makulaturę lub zniszczenie,
§ 4 Ogólny nadzór nad działalnością Archiwum Zakładowego sprawuje Kierownik Referatu Organizacyjnego. Nadzór merytoryczny w trybie doradczo-konsultacyjnym nad działalnością Archiwum Zakładowego sprawuje właściwe miejscowo Archiwum Państwowe.
Rozdział 2 ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO § 5 Archiwum Zakładowe gromadzi i przechowuje dokumentację wytwarzaną przez komórki organizacyjne Urzędu Gminy. Do zakresu działania Archiwum Zakładowego należy: współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego przygotowania akt do przekazania do Archiwum Zakładowego, przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych, przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, udostępnianie i wypożyczanie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, kategoria „A”) do właściwego archiwum państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami, inicjowanie komisyjnego brakowania przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu na to stosownej zgody właściwego Archiwum Państwowego.
Rozdział 3 PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO § 6 Za całokształt pracy Archiwum Zakładowego odpowiedzialny jest pracownik Urzędu Gminy, w ramach zakresu czynności. Pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych odpowiednio udokumentowane.
§ 7 Do podstawowych obowiązków pracownika Archiwum Zakładowego należy: wykonywanie prac wymienionych w rozdziale 2 niniejszej instrukcji, znajomość struktury organizacyjnej Urzędu Gminy w Szczutowie oraz przepisów prawnych w zakresie archiwizacji dokumentów.
Sprawozdanie z działalności Archiwum Zakładowego składane jest corocznie w informacji o pracy Urzędu Gminy za rok ubiegły.
Rozdział 4 LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO § 8 Lokal Archiwum Zakładowego powinien posiadać pomieszczenie służące do przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz służące do składowania dokumentacji wydzielonej z Archiwum Zakładowego na makulaturę. Ze względu na warunki panujące w Archiwum Zakładowym, pracownik prowadzący archiwum, może wykonywać prace biurowe dotyczące działalności tego archiwum poza lokalem archiwum, w miejscu jego pracy.
§ 9 Lokal Archiwum Zakładowego powinien odpowiadać następującym wymogom: pomieszczenie Archiwum Zakładowego winno mieścić się na parterze oraz posiadać dogodny dojazd pojazdów służb porządkowych i ratowniczych, lokal archiwum powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt jak i na stan zdrowia pracownika w nim pracującego, okna archiwum powinny być zakratowane, drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne zamki, instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki powinny być w kloszach. lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego, archiwum powinno posiadać centralne ogrzewanie, w Archiwum Zakładowym nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych, podłogi w pomieszczeniu powinny posiadać gładką fakturę, pomieszczenie archiwalne winno być zaopatrzone w termometr i higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza w pomieszczeniu powinna mieścić się w granicach 14-18 0 C, natomiast wilgotność w granicach 50-60% , pomieszczenie archiwalne winno być zaopatrzony w odpowiednie metalowe regały. Odstępy między regałami winny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość pomiędzy dokumentacją ustawioną na górnej półce, a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm.
W pomieszczeniu archiwalnym nie można przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
§ 10 Prawo wstępu do archiwum mają pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy, oraz upoważnieni przedstawiciele archiwów państwowych i innych organów kontroli zewnętrznej. Przebywanie w archiwum jest dozwolone jedynie w obecności pracownika prowadzącego Archiwum Zakładowe. Sprzątanie oraz wszelkie prace remontowe pomieszczenia archiwalnego mogą odbywać się wyłącznie w obecności pracownika prowadzącego Archiwum Zakładowe.
Rozdział 5 PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE § 11 Materiały archiwalne (kat. „A”) i dokumentację niearchiwalną (kat. „B”) spraw ostatecznie załatwionych, pracownicy Urzędu Gminy przechowują na swoich stanowiskach pracy zwykle przez okres 1-go roku, licząc od 1-go stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Po tym okresie najczęściej w II kwartale, akta powinny być przekazywane do Archiwum Zakładowego. Sposób przekazywania do Archiwum Zakładowego dokumentacji o której mowa w ust. 1 następuje po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt na poszczególnych stanowiskach pracy, do których mają zastosowanie postanowienia § 35-38 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz. 1319 – z późn. zm.) Przekazanie materiałów i dokumentów o których mowa w ust. 1 następuje po wcześniejszym ustaleniu terminu z pracownikiem prowadzącym Archiwum Zakładowe.
§ 12 Archiwum Zakładowe przyjmuje i przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne własnego Urzędu. Archiwum Zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym, tylko kompletnymi rocznikami. Poszczególne teczki (z kompletów rocznych) potrzebne do pracy bieżącej mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednak po dokonaniu formalności przekazania akt do archiwum. Poszczególne stanowiska pracy przekazują uporządkowaną dokumentację na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzoną w trzech egzemplarzach przez stanowisko zdające, z czego dwa egzemplarze pozostają w Archiwum Zakładowym, a trzeci w aktach zdającego. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się oddzielnie dla kat. „A” i Kat. „B”. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta, kierownik komórki organizacyjnej przekazującej akta i pracownik prowadzący archiwum. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 1. Przez uporządkowanie akt kategorii „A” rozumie się: takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od sprawy najwcześniejszej (nr 1 na spisie spraw) ułożonej na wierzchu w teczce. W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, które znajduje się na wierzchu sprawy. Do tak uporządkowanych materiałów archiwalnych na wierzchu w teczce umieszcza się spis spraw lub inne środki ewidencyjne (np. rejestry), wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, przesznurowanie całości akt po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, ponumerowanie kart ołówkiem zwykłym (w prawym górnym rogu dokumentu) poczynając od sprawy najwcześniejszej i oznaczenie na wewnętrznej, spodniej stronie okładki teczki liczby kart zawartych w teczce dokonując wpisu: „Teczka zawiera ... kart ponumerowanych i przesznurowanych, datę i podpis z pieczęcią służbową pracownika dokonującego wpisu”. Akta kategorii „A” przekazywane są wyłącznie w teczkach wiązanych. opisanie teczek przez umieszczenie na wierzchniej (tytułowej) stronie: na środku u góry – pieczęć Urzędu Gminy, w lewym górnym rogu – znak akt, tj symbol literowy komórki organizacyjnej w której akta powstały oraz symbol klasyfikacyjny według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w prawym górnym rogu – kategorię akt, na środku teczki – tytuł akt (hasło) według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, na środku pod tytułem teczki - jeżeli teczka zawiera materiały archiwalne z jednego tylko roku należy wpisać dany rok, jeżeli w teczce znajdują sie sprawy z kilku lat - daty krańcowe (data założenia pierwszej i ostatniej sprawy),
Przez uporządkowanie akt kategorii „B” i „BE” rozumie się : takie ułożenie akt wewnątrz teczki, aby sprawy następowały po sobie narastająco, tj poczynając od sprawy najwcześniej rozpoczętej (nr 1 na spisie spraw) znajdującej się na spodzie teczki, z dołączonym na wierzchu spisem lub innymi środkami ewidencyjnymi (rejestrami), wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, opisanie teczek przez umieszczenie na wierzchniej (tytułowej) stronie: na środku u góry – pieczęć Urzędu Gminy, w lewym górnym rogu – znak akt, tj symbol literowy komórki organizacyjnej w której akta powstały oraz symbol klasyfikacyjny według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt , w prawym górnym rogu – kategorię akt i okres ich przechowywania według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, na środku teczki – tytuł akt (hasło) według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, na środku pod tytułem teczki - jeżeli teczka zawiera dokumenty z jednego tylko roku należy wpisać dany rok, a jeżeli okres dłuższy, te lata. W przypadku małej ilości korespondencji – dopuszcza się prowadzenie jednej teczki przez okres maksymalnie 2 lat.
§ 13 Pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe może odmówić przyjęcia dokumentacji do archiwum w przypadku: ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym akt, stwierdzenia, że akta przekazywane nie odpowiadają temu spisowi, akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz niniejszą instrukcją, spis zdawczo-odbiorczy nie został sporządzony prawidłowo.
O przyczynie nie przyjęcia akt pracownik prowadzący archiwum informuje swego bezpośredniego przełożonego i kierownika komórki organizacyjnej z której akta pochodzą.
Rozdział 6 PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM § 14 W Archiwum Zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się na regałach, według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum. Materiały archiwalne (kategorię „A”) układa się na wyodrębnionych regałach. Archiwum Zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych - stanowiących załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji - i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.
§ 15 Środkami ewidencyjnymi w Archiwum Zakładowym są niżej wymienione załączniki, stanowiące integralną część instrukcji: Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne do Archiwum Zakładowego – załącznik nr 1 do instrukcji, Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - załącznik nr 2 do instrukcji, Protokół z wytypowania materiałów archiwalnych (kat. A) podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego – załącznik nr 3 do instrukcji, Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego – załącznik nr 4 do instrukcji, Karta wypożyczania akt - załącznik nr 5 do instrukcji, Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej - załącznik nr 6 do instrukcji, Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – załącznik nr 7 do instrukcji, Protokół spisany na okoliczność stwierdzenia braków lub uszkodzeń w wypożyczonych dokumentach - załącznik nr 8 do instrukcji, Protokół spisany na okoliczność utraty dokumentów - załącznik nr 9 do instrukcji, Protokół zmiany terminu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej - załącznik nr 10 do instrukcji, Wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – stanowiący załącznik nr 11 do instrukcji Protokół komisyjnego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej – wzór protokołu stanowi załącznik nr 12 do instrukcji. Protokół przekazania - odbioru dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia – wzór protokołu stanowi załącznik nr 13 do instrukcji.
Rozdział 7 UDOSTĘPNIENIE i WYPOŻYCZANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM § 16 Udostępnianie lub wypożyczanie materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) z Archiwum Zakładowego następuje dla celów służbowych tj. dla potrzeb komórek organizacyjnych Urzędu, na żądanie organów kontrolnych i dla potrzeb placówek naukowo-badawczych. Wypożyczenie dokumentów z Archiwum Zakładowego poza lokal tego archiwum, może nastąpić tylko dla celów służbowych oraz na żądanie organów kontrolnych, wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika komórki organizacyjnej nadzorującej archiwum. Wypożyczenie akt dla celów służbowych i kontrolnych odbywa się na podstawie karty wypożyczania akt, wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce akta wypożyczyć, podpisaną przez kierownika tej komórki - na ściśle określony termin. W karcie wypożyczenia kierownik wskazuje imiennie pracownika upoważnionego do pobrania dokumentów z archiwum, która ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczone dokumenty i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Wzór karty stanowi załącznik nr 5 do instrukcji. Pracownik prowadzący archiwum prowadzi teczkę z kartami wypożyczania akt. Karty należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt. Udostępnianie zasobów archiwum dla potrzeb placówek naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody Wójta Gminy i odbywa się na miejscu pod nadzorem pracownika prowadzącego archiwum. Udostępnianie zasobów archiwum dla potrzeb służbowych odbywa się w lokalu archiwum, pod nadzorem pracownika prowadzącego archiwum.
§ 17 Wyszukiwanie akt w Archiwum Zakładowym dokonuje pracownik prowadzący archiwum. Archiwum udostępnia całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane
z teczek. Teczki kategorii „A” wypożycza się tylko wówczas, gdy akta w nich zawarte są zszyte, a karty ponumerowane. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę na której wpisuje się sygnaturę akt, datę udostępnienia, nazwisko wypożyczającego oraz datę dokonania zwrotu. Karta wypozyczania akt przy wypożyczeniu i zwrocie podpisywana jest przez pracownika prowadzącego archiwum oraz osobę wypożyczającą akta, która ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanych do archiwum aktach, pracownik prowadzący archiwum sporządza protokół – wzór protokołu stanowi załącznik nr 8 do instrukcji - w którym opisuje stwierdzone uchybienie. Protokół podpisują: pracownik prowadzący archiwum, zwracający akta i kierownik komórki organizacyjnej która akta wypożyczyła. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, które załącza się: w miejsce stwierdzonych braków lub uszkodzeń i do spisów zdawczo odbiorczych akt przekazanych do archiwum i stanowiska zdającego akta. Wypożyczający akta zobowiązany jest dokonać ich zwrotu w terminie określonym w karcie wypożyczenia. Jeżeli akta są nadal niezbędne dopuszcza się możliwość przedłużenia terminu ich wypożyczenia. Dla dokumentacji niearchiwalnej okres ten nie może być dłuższy niż okres ich przechowywania wg Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Fakt przedłużenia terminu wypożyczenia odnotowuje się na karcie wypożyczenia i zakładce w miejscu wyjętych akt. W przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, który akta wypożyczył, zobowiązany jest on do ich zwrotu. Jeżeli akta są nadal niezbędne w komórce organizacyjnej, stosuje się procedurę wypożyczania akt. Jeżeli termin wypożyczenia akt upłynął, pracownik prowadzący archiwum przypomina o obowiązku zwrotu akt osobie wypożyczającej akta, która niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 7 dni dokonuje zwrotu lub przedłużenia terminu ich wypożyczenia. Jeżeli wypożyczający akta nie zastosuje się do wymagań określonych w ust. 8, pracownik prowadzący archiwum informuje o tym fakcie kierownika komórki organizacyjnej nadzorującej archiwum który wspólnie z kierownikiem komórki organizacyjnej wypożyczającej ustalają przyczyny zaniedbań i podejmują działania zmierzające do zwrotu akt. Postanowienia ust. 8 stosuje się odpowiednio. W przypadku powzięcia informacji o utracie wypożyczonych dokumentów, wypożyczający akta lub kierownik komórki organizacyjnej wypożyczającej akta niezwłocznie o tym fakcie informują pracownika prowadzącego archiwum. Na okoliczność utraty dokumentów prowadzący archiwum sporządza protokół - wzór protokołu stanowi załącznik nr 9 do instrukcji. Postanowienia ust. 5 stosuje się odpowiednio. W każdym przypadku stwierdzenia braków, uszkodzeń lub utraty wypożyczonej dokumentacji, pracownik prowadzący archiwum powiadamia Wójta Gminy, który podejmuje decyzję w sprawie pociągnięcia winnego zaniedbań do odpowiedzialności porządkowej, dyscyplinarnej, bądź skierowania sprawy do właściwych organów ścigania.
Rozdział 8 WYDZIELENIE DOKUMENTACJI Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO § 18 W pierwszym półroczu każdego roku dokonuje się przeglądu i wydzielenia dokumentacji zgromadzonej w Archiwum Zakładowym. Przed przystąpieniem do wydzielenia akt Wójt Gminy powołuje Komisję. W skład Komisji winni wchodzić: Pracownik prowadzący archiwum, kierownik nadzorujący archiwum
i kierownicy komórek organizacyjnych których akta podlegają wydzieleniu. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć: wytypowanie materiałów archiwalnych (kat. „A”) - podlegającej przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, wydzielenie dokumentacji oznaczonej symbolem „BE” przeznaczonej do ekspertyzy, zakwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat.”B”) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.
Do zadań Komisji należy: dla materiałów archiwalnych: wytypowanie materiałów archiwalnych (kat. A) podlegających przekazaniu do archiwum państwowego, sporządzenie protokołu – wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do instrukcji , sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu do archiwum państwowego, stanowiących załącznik do protokołu – wzór spisów stanowi załącznik nr 4 do instrukcji,
dla dokumentacji niearchiwalnej której okres przechowywania upłynął: akwalifikowanie dokumentacji do zniszczenia względnie ustalenia innego okresu przechowywania, sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej - wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do instrukcji, sporządzenie spisów dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie stanowiących załącznik do protokołu - wzór spisu stanowi załącznik nr 7 do instrukcji, po uzyskaniu zgody z właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji (przekazanie dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie) Komisja protokolarnie przekazuje akta do brakowania.
Komisja: nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. „A”) na dokumentację niearchiwalną (kat. „B”), może przedłużyć termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Protokół zmiany terminu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej stanowi załącznik nr 1o do niniejszej instrukcji. Protokół załącza się do spisów zdawczo odbiorczych akt przekazanych do archiwum i stanowiska zdającego akta.
Rozdział 9 PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO § 19 Wytypowane przez Komisję materiały archiwalne podlegające przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, po uzgodnieniu z tym Archiwum przekazuje się na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach. Materiały archiwalne przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych które sporządza sie w trzech egzemplarzach. Spisy podpisują członkowie Komisji. Dwa egzemplarze spisu przesyła się do Archiwum Państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli Archiwum Państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w ciągu tego okresu, wówczas akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem.
Rozdział 10 EKSPERTYZA ARCHIWALNA AKT KAT. „BE” § 20 Akta kategorii „BE” po upływie czasu przechowywania w Archiwum Zakładowym określonym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt podlegają ekspertyzie archiwalnej. Ekspertyzę archiwalną przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej. Celem umożliwienia przeprowadzenia ekspertyzy, figurujące w spisach zdawczo-odbiorczych akta oznaczone symbolem „BE”, dla których okres przechowywania mija z końcem roku, pracownik prowadzący archiwum: wyjmuje z regału i składuje w wyznaczonym miejscu w lokalu archiwum, informuje o tym fakcie właściwe archiwum państwowe z którym ustala się termin dokonania ekspertyzy akt.
Po przeprowadzeniu ekspertyzy akta zakwalifikowane do dalszego przechowywania w Archiwum Zakładowym pracownik prowadzący archiwum: zmienia kwalifikację archiwalną akt stosownie do ustaleń ekspertyzy, dokonuje stosownych zmian na spisach zdawczo-odbiorczych, umieszcza akta we właściwym miejscu na regałach.
Akta kategorii „BE”, co do których przeprowadzona ekspertyza nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej podlegają brakowaniu na zasadach określonych w rozdziale 11 „Brakowanie akt kategorii „ B” niniejszej Instrukcji.
Rozdział 11 BRAKOWANIE AKT KAT. „B” § 21 Akta kategorii „B”, dla których okres przechowywania zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt mija z końcem danego roku podlegają komisyjnemu brakowaniu. Brakowanie przeprowadza Komisja o której mowa w rozdziale 8 niniejszej instrukcji. Protokół komisyjnej oceny dokumentacji niearchiwalnej, spis dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie oraz wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – stanowiący załącznik nr 11 do instrukcji - Komisja sporządza w dwóch egzemplarzach z czego jeden przesyła się do właściwego archiwum państwowego celem uzyskania zgody na brakowanie, a drugi pozostaje w aktach Archiwum Zakładowego. Po uzyskaniu zgody z właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji Komisja protokolarnie przekazuje akta na makulaturę lub zniszczenie. Wzór protokółu przekazania - odbioru dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia – stanowi załącznik nr 13 do instrukcji. Kopia protokołu pozostaje w dokumentacji archiwum. Jeżeli akta niszczone są we własnym zakresie Urzędu Gminy Komisja sporządza protokół komisyjnego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej – wzór protokołu stanowi załącznik nr 12 do instrukcji. Protokół pozostaje w dokumentacji archiwum. Pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe, na podstawie protokołów o których mowa w ust. 3 i 4 dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych odpowiednich adnotacji.
Rozdział 12 KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO § 22 Prawo do kontroli Archiwum Zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli oraz osoby upoważnione przez Wójta Gminy. Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego
z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzony jest protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny z Archiwum Zakładowe oraz Wójt Gminy.
Rozdział 13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE § 23 W przypadku ustania działalności Gminy Szczutowo, do przekazania dokumentacji zgromadzonej w Archiwum Zakładowym do właściwego Archiwum Państwowego lub następcy prawnego stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Z 2006 roku Dz. U. Nr 97 poz. 673 – z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy.
(załączniki pominięto)
|
