ZARZĄDZENIE Nr 55/04
BURMISTRZA MIASTA HAJNÓWKA z dnia 14 października 2004
w sprawie: instrukcji dotyczącej ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
Na podstawie działu C rozdział I pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Hajnówka stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 22/03 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 01 marca 2003 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Hajnówka oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, póz. 694 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§1
1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie
których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu /ponumerowaniu/, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
§2
1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
W Urzędzie Miasta Hajnówka do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
a) czeki gotówkowe,
b) bloczki opłaty targowej - według cen,
c) kwitariusze przychodowe K-103,
d) arkusze spisu z natury.
2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,
c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.
3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.
4. Do obowiązków o których mowa w § 2, ust. 2 lit. a), należy:
a) sprawdzenie ze specyfikacją /fakturą/ wystawioną przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów,
b) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię,
c) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach a) i b), który pozostaje w aktach przechowywanych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§3
1. Oznaczania druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadawanych przez drukarnię serii i numerów dokonuje się w sposób określony w § 2, ust.4, w niżej podany sposób:
a) każdy egzemplarz druku oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką według niżej podanego wzoru:
DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
b) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym;
c) obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis.
2. W przypadku druków broszurowych /w blokach/ należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować /dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukami/:
a) numer kolejny bloku,
b) numery kart bloku od nr ... do nr ...,
c) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia do magazynu i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru nadaje się kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.
4. Oznaczenie dowodów dotyczących obrotu magazynowego numerami ewidencyjnymi w razie potrzeby ich sporządzania, dokonuje się w referatach, w których są wystawiane.
§4
1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ... stron, słownie ........ kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i
zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem osoby upoważnionej.
2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a) dla przychodu - protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków wraz z odpisem faktury dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,
b) dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania.
3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.
4. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez kierownika komórki, w której dane druki będą używane. Pobranie nowego druku /bloku/ może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego
zarachowania, wskazać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.
5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania /zapotrzebowania, rozliczania itp należy przechowywać przez okres 5 lat w szafie metalowej. Dotyczy to także druków anulowanych.
6. Pieczęć - DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA należy zabezpieczyć, przechowując ją w zalakowanej kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci służących do cechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania.
7. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji "unieważniam" wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
8. Druki ścisłego zarachowania, jakimi są legitymacje ubezpieczeniowe pracownika i członka rodziny oraz legitymacje służbowe, prowadzi referat społeczno-administracyjny.
§5
l. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna obowiązana jest ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu oraz u osób dokonujących operacji tymi drukami. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
§6
1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania /przejęcia/ druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.
2. W przypadku zaginięcia /zagubienia lub kradzieży/ druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy /numery, serie, rodzaje pieczęci/ zaginionych druków.
3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
a) sporządzić protokół zaginięcia,
b) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,
c) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić organa ścigania.
4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:
a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym rodzaju druków,
b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub oparafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,
c) datę zaginięcia druków,
d) okoliczności zaginięcia druków,
e) miejsce zaginięcia druków,
f) nazwa i dokładny adres /miejscowość, ulica, numer domu/ jednostki ewidencjonującej druki.
5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Burmistrz Miasta Hajnówka