Załącznik do Zarządzenia  Nr 1/02 Burmistrza Miasta 14 stycznia 2002 r.

 INSTRUKCJA
w sprawie organizacji i zakresu działania

archiwum zakładowego

Urzędu  Miasta  Hajnówka

                                                    Rozdział  I

                                            Postanowienia ogólne

                                                        §  1

         1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego

             Urzędu Miasta Hajnówka oraz zasady i tryb postępowania z materiałami

             archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, powstającą w związku

             z działalnością Urzędu.

         2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

             1) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć Urząd Miasta

                 Hajnówka,

             2) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referat,

                 stanowisko samodzielne,

             3) akta - należy przez to rozumieć wszelkiego rodzaju dokumenty,

                 korespondencję, dokumentacje finansowo-księgową, statystyczną

                 i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym,

             4) jednolity rzeczowy wykaz akt - należy przez to rozumieć "Jednolity

                 rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych"

                                                        §  2

         1. Dokumentację powstającą w toku działalności jednostki dzieli się na

            materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

         2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,

             korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna,

             mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i video

             oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej utworzenia mająca

             znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały

             archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego,

             są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.

         3. Dokumentacja niearchiwalna jest to inna dokumentacja niż określona

            w ust. 2, nie stanowiąca materiałów archiwalnych.

                                                        §  3

         Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji;

         1. Symbolem "A" oznacza się kategorie dokumentacji stanowiące

             materiały archiwalne.

         2. Symbolem "B" oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej

             z tym że:

             1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię

                 dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie

                 obowiązującego okresu przechowywania podlega  brakowaniu;

                 okres przechowywania liczy sie w pełnych latach kalendarzowych,

                 poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez

                 dokumentacje praktycznego znaczenia dla potrzeb  jednostki

                 organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,

             2) symbolem "Bc" oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej

                 krótkotrwałe znaczenie praktyczne, a po pełnym jej wykorzystaniu

                 przekazywana jest na makulaturę lub do spalenia,

             3) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie

                 obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie

                 ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę

                 przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

         3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe

             może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust.2

             pkt. 1 uznając za materiały archiwalne.

                                                        §  4

         1. Materiały archiwalne "A" przechowuje sie w archiwum zakładowym

             przez okres 25 lat; po upływie tego okresu przekazuje sie je do

             właściwego archiwum państwowego.

         2. Dokumentację niearchiwalną "B" archiwum zakładowe przechowuje

             przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym

             wykazie akt.

                                               Rozdział  2

                                      Przepisy  szczegółowe                             

         I. Organizacja archiwum zakładowego.

                                                        §  5

         Urząd Miasta Hajnówka posiada jedno archiwum zakładowe. Archiwum

         zakładowe usytuowane jest w Referacie Społeczno-Administracyjnym,

         Obrony Cywilnej i Organizacji.

         II. Lokal archiwum i jego wyposażenie.

                                                        §  6

         1. Lokal archiwum zakładowego mieści się w piwnicy.

         2. Lokal archiwum zakładowego odpowiada następującym wymaganiom:

             1) lokal jest suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami

                 szkodliwymi wpływającymi na stan akt,

             2) okna są zakratowane,

             3) drzwi archiwum są obite blachą, zamykane na kłódkę,

             4) instalacja elektryczna posiada przewody zabezpieczone, żarówka jest

                 w kloszu,

             5) lokal zaopatrzony jest w sprzęt przeciwpożarowy,

             6) archiwum posiada centralne ogrzewanie,

             7) w archiwum nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników

                 elektrycznych,

             8) pomieszczenie zaopatrzone jest w termometr i higrometr dla

                 stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura

                 powietrza powinna mieścić się w granicach 14 - 18 stopni C,

                 natomiast wilgotność w granicach 50-60%,

             9) archiwum zaopatrzone jest w drewniane regały, drabinę, niezbędne

                 druki i materiały biurowe.

                                                        §  7

         Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

         1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad

             dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania

             archiwum zakładowemu,

         2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych

             i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyj-

             nych,

         3) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz

             prowadzenie pełnej ewidencji,

         4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,

         5) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,

         6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz

             przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

                                                        §  8

         1. Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest

             inspektor zatrudniony w Referacie Społeczno-Administracyjnym,

             Obrony Cywilnej i Organizacji.

         2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać

             co najmniej  wykształcenie średnie oraz przeszkolenie w zakresie

             czynności archiwalnych.

         3. Do obowiązków pracownika należy:

            1) prowadzenie spraw wymienionych w § 7,

            2) znajomość struktury organizacyjnej Urzędu, instrukcji kancelaryjnej,

                jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie

                organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

         4. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien składać

             roczne sprawozdanie.

                                                        §  9

         1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych

             i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania

             jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji

             kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne

             do bieżących prac komórka organizacyjna może korzystać na prawach

             wypożyczenia z archiwum zakładowego.

         2. Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek

             organizacyjnych:

             1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym,

             2) w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo-

                 -odbiorczego sporządzonego przez komórkę zdającą w trzech

                   egzemplarzach dla kategorii B i w czterech dla kategorii A ,

                   z czego trzy pozostają w archiwum zakładowym a czwarty

                   otrzymuje komórka zdająca akta. Spisy zdawczo-odbiorcze

                   sporządza się oddzielnie dla akt kategorii "A" i kategorii "B"

                   (wzór załącznik numer 1). Szczegółowy terminarz przekazywania

                   akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba

                   prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami

                   tych komórek.

         III. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum.

                                                        §  10

         1. Do przechowywania akt służą regały oznaczone nazwą referatu.

         2. W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację

             niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych i kolejności

             spisów zdawczo-odbiorczych. Materiały archiwalne kategorii "A"

             układa sie na osobnym regale.

                                                        §  11

         Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze

         w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery

         z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą

         tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer

         pozycji danego spisu.

                                                        §  12

         Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

         1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywane przez poszczególne

             komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według

             kolejności  numerów  wynikających  z  wykazu  spisów  zdawczo-

             -odbiorczych a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczegól-

             nych komórek organizacyjnych,

         2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (wzór załącznik nr 2)

         3) karty udostępniania akt ( wzór załącznik nr 3),

         4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,

         5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do

             archiwum państwowego ( wzór załącznik nr 6),

         6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami

             dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę ( wzór

             załącznik nr 4,5).

         IV. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum.

                                                        §  13

         1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

             następuje do celów służbowych, na żądanie organów kontrolnych

             oraz do celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki,

             a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

         2. Udostępnianie do celów służbowych odbywa się na podstawie karty

             udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce

             korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty

             udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego

             roku kalendarzowego i przechowywać przez okres dwóch lat od

             chwili zwrotu wypożyczonych akt.

                                                        §  14

         Korzystanie z zasobu archiwum odbywa sie na miejscu i pod nadzorem

         osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych

         z regału akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnie-

         nia akt.

                                                        §  15

         Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za

         archiwum  na karcie udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta.

                                                        §  16

         W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organi-

         zacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.

                                                        §  17

         W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:

         1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje

             wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik,

         2) kierownik komórki organizacyjnej, w której zagubiono lub uszkodzono

             akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań

             i pociągnięcia go do odpowiedzialności.

         V. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum

              państwowego.

                                                        §  18

         1. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za

             archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji

             archiwalnej, niearchiwalnej i oznaczonej symbolem "BE".

         2. Po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym

             przekazuje własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie

             na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

         VI. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.

                                                        §  19

         1. Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić. Komisja sporządza

             protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i przedkłada wraz ze

             spisem dokumentacji do archiwum państwowego celem uzyskania

             zgody na brakowanie.

         2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu akceptacji

             i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych dokonuje

             w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.

         VII. Przepisy końcowe.

                                                        § 20

         Nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje Sekretarz Gminy.

                                                        §  21

         Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                     Zał. nr 1

                                           SPIS  ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ........

...............................................

Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

                                                                                                          Zał. nr 2

                                    WYKAZ  SPISÓW  ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

                                                                                              Zał. nr  3

                        KARTA  UDOSTĘPNIANIA AKT  NR.......**)

____________________

pieczątka komórki organiz.

Data............................r.                                                  **)                     **)

                                               ___________________________________________________                                                                    Termin  zwrotu  akt

___________________________________________________________________________

Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej

............................................................................................. z lat ..................................

o znakach ................................................................ i upoważniam do ich wykorzystania*)

- odbioru*) p. ..................................................................................................................

                                                           (imie i nazwisko)

                                                                                              ........................................

                                                                                                          (podpis)

___________________________________________________________________________

Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt

                                                                                              .........................................

                                                                                                         ( data i podpis)

___________________________________________________________________________

*) zbędne skreślić                                                       **) wypełnia archiwum zakładowe

POTWIERDZAM ODBIÓR  WYMIENIONYCH NA ODWROTNEJ STRONIE

Akt  - Tomów ....................                                       Kart..............................

Data.....................................                                      Podpis ................................

__________________________________________________________________________

Adnotacja o zwrocie akt:

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

                                               Akta zwrócono do archiwum zakładowego

..........................................        dnia....................20.....r.          ...................

(podpis oddającego)                                                               (podpis odbierającego)

............................................................                                                          Zał. nr 4

Nazwa i adres jednostki organizacyjnej

                                               P R O T O K Ó Ł   O C E N Y

                                               dokumentacji  niearchiwalnej

Komisja w składzie: / imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji/

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub

zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości .................... mb i stwierdziła,

że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych

jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania w rzeczowym

wykazie akt.

 Przewodniczący komisji ..........................................

członkowie komisji        ...........................................

 /podpisy/

...........................................

            Zał.

            .......... kart spisu

...............................................................

Nazwa jednostki organizacyjnej                                                                Zał. 5

                                                                       S P I S

                        dokumentacji niearchiwalnej / aktowej / przeznaczonej na

                                                   makulaturę lub zniszczenie

                                                                                                                      Zał. nr 6

..................................................

Nazwa i adres jednostki organizacyjnej

                                   SPIS  ZDAWCZO-ODBIORCZY  AKT  NR .............

materiałów archiwalnych ............................................................................................   (nazwa jednostki organizacyjnej)

przekazanych do Archiwum Państwowego w ............................................................