PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Białymstoku 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
PN.III.0932-33/04

Pan mgr Anatol Ochryciuk Burmistrz Miasta Hajnówka

Na podstawie art. 86 i 88 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, póz. 1591 i z 2002 roku Nr 23, póz. 220 , Nr 62 póz. 558 ,?113, póz. 984 , Nr 153, póz. 1271 i Nr 214, póz. 1806 , z 2003 roku Nr 80, póz. 717 , Nr 162, póz. 1568 i z 2004 roku Nr 102, póz. 1055) i art. 7 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w województwie ( Dz. U. z 2001 roku Nr 80, póz. 872 i Nr 128, póz. 1407 , z 2002 Nr 37, póz. 329, Nr 41, póz. 365, Nr 62, póz. 558 , Nr 89, póz. 804 , Nr 200, póz. 1688 , z 2003 roku Nr 52, póz. 450, Nr 137 póz. 1302, Nr 149, póz. 1452 i z 2004 roku Nr 33, póz. 287) w dniach 1-4 czerwca 2004 roku Podlaski Urząd Wojewódzki przeprowadził w podległym Panu Urzędzie Miasta kontrolę w zakresie organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu Miasta i organów gminy miejskiej .
Kontrolą objęto okres od l stycznia 2003 roku do 31 maja 2004 roku.
Skontrolowano organizację pracy Urzędu Miasta, stan informacji wizualnej , obieg dokumentów, udostępnianie informacji publicznych, organizację działalności Rady Miasta i komisji powołanych przez Radę oraz burmistrza, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, terminowość i sposób załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.
Z ustaleń kontroli, opisanych w protokole kontroli podpisanym przez Pana w dniu 18 czerwca 2004 roku wynika, że w okresie objętym kontrolą w działalności Urzędu występowały następujące uchybienia i nieprawidłowości:
l) Burmistrz Miasta do dnia kontroli nie upoważnił kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej do podejmowania decyzji w sprawach pomocy społecznej; dotychczasowe upoważnienie udzielone przez Radę Miasta wygasło z mocy prawa z dniem wejścia w życie od l maja 2004 roku nowej ustawy o pomocy społecznej,
2) komisje powołane przez Radę Miasta (poza Komisją Rewizyjną) nie uchwalały planów pracy, nie składały Radzie Miasta sprawozdań o swojej działalności,
3) nie unormowano zasad sporządzania protokołów posiedzeń komisji, do czego zobowiązuje Radę Miasta § 45 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin...
4) nie określano w sposób udokumentowany sposobu realizacji uchwał podejmowanych przez Radę Miasta, do czego zobowiązuje Burmistrza art. 90 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
5) nie poinformowano Rady Miasta w terminie ustawowym do końca października 2003 roku o wynikach analizy oświadczeń majątkowych,
6) nie była prowadzona ewidencja przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza,
7) w informacji o załatwianiu w 2003 roku skarg i wniosków obywateli przekazanej Wojewodzie Podlaskiemu nie wykazano l skargi załatwionej przez Radę Miasta,
8) nie stosowano art. 36 KPA w zaistniałych przypadkach nieterminowego załatwiania spraw indywidualnych.
Ponadto stwierdzono, że zalecenia Wojewody Podlaskiego skierowane do Pana po kontroli przeprowadzonej we wrześniu 2002 roku zostały zrealizowane tylko częściowo.
Informując o powyższych ustaleniach proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości.
Jednocześnie informuję, że w ciągu 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia może Pan zgłosić na piśmie umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ocen i uwag. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości , proszę o poinformowanie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych i podjętych działaniach w celu usunięcia uchybień lub o przyczynach niepodjęcia takich działań.

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Białymstoku placówka Zamiejscowa w Łomży 18-400 Łomża, ul. Nowa 2

Protokół kontroli Urzędu Miasta Hajnówka

Urząd Miasta Hajnówka ma siedzibę w miejscowości o statusie miasta Hajnówka . Adres Urzędu Miasta: 17-200 Hajnówka, ul. Aleksego Zina l. Numery: REGON - 000523318. NIP - 543-00-10-446.

Kierownikiem Urzędu jest Pan mgr Anatol Ochryciuk wybrany w pierwszej turze wyborów powszechnych w dniu 27 października 2002 roku (akta kontroli str. l). Obowiązki burmistrza po wyborze w wyborach powszechnych objął w dniu 19 listopada 2002 roku po złożeniu na I sesji Rady Miasta ślubowania przewidzianego w art. 29a ustawy o samorządzie gminny ( akta kontroli str. 2).
Zastępcą burmistrza jest Pan mgr Mirosław Mordań powołany zarządzeniem burmistrza Nr 2/02 z dnia 20 listopada 2002 roku (akta kontroli str. 3).
Sekretarzem gminy jest Pan mgr Mirosław Aw ksentiuk powołana uchw ałą Rady Miasta Nr XXIV 173 01 z dnia 21 lutego 2001 roku ( akta kontroli str. 4).
Kontrolę przeprowadził mgr Czesław Czerwiński - starszy inspektor wojewódzki na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego do przeprowadzenia kontroli z dnia 20 maja 2004 roku Nr 19/04.
Kontrolę rozpoczęto dnia l czerwca a zakończono dnia 4 czerw ca 2004 roku.
Przedmiot kontroli: organizacja i funkcjonowanie Urzędu Miasta i organów miasta.
Kontrolą objęto okres od dnia l stycznia 2003 roku do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli, czy li do dnia 31 maja 2004 roku .
W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:
1. mgr Mirosław Awksentiuk - sekretarz gminy,
2. Helena Bańska - zastępca kierownika Referatu Społeczno - Administracyjnego,
3. Teresa Pełka - inspektor,
4. mgr inż. Jolanta Zachaj - informatyk,
5. Halina Stepaniuk - inspektor
Ustalenia. l. Organizacja pracy w Urzędzie Miasta .
l) Zarządzeniem Nr 22/03 z dnia l marca 2003 roku burmistrz miasta wprowadził z dniem podpisania nowy regulamin organizacyjny Urzędu Miasta, który od dnia wejścia w życie nie był zmieniany ( zarządzenie i fragmenty regulaminu akta kontroli str. 5-11). Treść regulaminu podzielona została na litery ( np. A, B. C itd.), które dzielą się na działy oznaczone cyframi rzymskimi ( np. I, II, III itd.) . litery i działy dzielą się na ustępy ( np. l., 2., 3. itd.), niektóre ustępy dzielą się na litery małe ( np. a), b), c) itd.) a niektóre działy na punkty ( np. l), 2), 3) itd. ). Układ formalny regulaminu odbiega zatem od ogólnie stosowanego w praktyce podziału treści aktów prawnych tego typu na paragrafy (np. § l, § 2). ustępy (np. l. . 2. ). punkty ( np. l). 2) i litery (np. a), b).
2) Struktura organizacyjna Urzędu Miasta ustalona została w literze B działy I i II regulaminu organizacyjnego, w których ustalony został skład kierownictwa Urzędu (burmistrz, zastępca burmistrza, sekretarz gminy miejskiej i skarbnik gminy miejskiej) oraz komórki organizacyjne Urzędu a mianowicie: 6 referatów. Urząd Stanu Cywilnego, radca prawny, biuro Rady Miasta, zespół oświaty kultury i sportu i stanowisko pracy do ochrom informacji niejawnych. Faktycznie istniejącą strukturę organizacyjną Urzędu przedstawia tabela ( akta kontroli str. 12). Wynika z niej, że z wyjątkiem nie obsadzenia stanowiska pracy do spraw ochrony informacji niejawnych , struktura faktycznie istniejąca zgodna jest z regulaminem organizacyjnym. Żaden akt prawny nie ustala wielkości obsady etatowej poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy. Zadania należące do stanowiska pracy do spraw ochrony informacji niejawnych wykonuje jeden z pracowników Referatu Społeczno -Administracyjnego. Pracami tego referatu kieruje zastępca kierowTlika referatu a nieformalnym kierownikiem jest sekretarz gminy miejskiej.
3) Zasady kierowania pracą Urzędu zawiera litera C działy od l do IV regulaminu organizacyjnego, w których ustalone zostały zakresy działania i kompetencje kierownictwa Urzędu.
Z przepisów zawartych w dziale I wynika, że do kompetencji burmistrza miasta należą w zakresie kierowania Urzędem takie zadania jak :
- sprawowanie funkcji kierownika zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy,
- realizacja polityki kadrowej i odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów związanych ze stosunkiem pracy,
- udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego kompetencji,
- wydawanie regulaminów i instrukcji dotyczących działalności Urzędu,
- mianowanie pracowników samorządowych i powoływanie rzecznika dyscyplinarnego.
W dziale II zawierającym kompetencje zastępcy burmistrza zawarte są takie jego zadania w zakresie kierów ania pracą Urzędu jak:
- zastępowanie burmistrza i podejmowanie decyzji należących do jego kompetencji w ramach upoważnienia,
- spraw owianie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Referatu Gospodarki
Komunalnej i Ochrom Środowiska i sześcioma gminnymi jednostkami
organizacyjnymi.
Do ustalonych w dziale III kompetencji sekretarza gminy należą takie zadania w kierowaniu Urzędem jak:
- wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu,
- pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu,
- przeprowadzanie kontroli na stanowiskach pracy w zakresie prowadzenia zbiorów przepisów prawnych.
- przedstawianie burmistrzowi propozycji powierzenia pracownikom określonych czynności,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Referatem Społeczno -
Administracyjnym, Urzędem Stanu Cywilnego, Biurem Rady Miasta i trzema
gminnymi jednostkami organizacyjnymi.
Do ustalonych w dziale IV kompetencji skarbnika gminy w zakresie kierowania Urzędem należą takie zadania jak:
- przekazywanie pracownikom samorządowym wytycznych do opracowania informacji związanych z opracowanie projektu budżetu,
- dokonywanie kontroli finansowej i organizacja obiegu dokumentów finansowych,
- sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Referatem Finansowo - Budżetowy TU.
Poza powyższymi szczegółowymi regulacjami w literze A ust. 2 zawarte jest ogólne postanowienie, że pracą Urzędu kieruje burmistrz miasta.
4) Podział zadań pomiędzy komórki organizacyjne i stanowiska pracy ustalony został w literze C w działach od V do XV. W każdym z tych działów ustalone zostały w kilku do kilkunastu punktach zadania poszczególnych referatów. Urzędu Stanu Cywilnego. Biura Rady Miasta, Zespołu Oświaty, Kultury i Sportu oraz samodzielnych stanowisk pracy radcy prawnego i do spraw ochrony informacji niejawnych. Wyliczenia zadań komórek organizacyjnych i stanowisk pracy poprzedzone zostało wyrazami "w szczególności" a więc są to zadania jedynie przykładowe a nie wyczerpujące.
Ponadto w dziale XVI ( akta kontroli str. 10) ustalone zostały zadania wspólne wszystkich komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, do których zaliczono przykładowo takie zadania jak:
- posiadanie i znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa, stałe ich aktualizow anie i wzajemna informacja o zmianach,
- umiejętność uzyskiwania wykładni w sprawach wątpliwych lub nie rozstrzygniętych normami prawnymi,
- analiza uzyskiwanych dochodów i zgłaszanie wniosków co do oszczędności oraz znajdowanie źródeł dochodów,
- opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i ich realizacja,
- zgłaszanie burmistrzowi potrzeby uzyskiwania opinii komisji Rady Miasta,
- planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonej dziedziny oraz przygotowywanie sprawozdań w tym zakresie.
Ustalony w regulaminie organizacyjnym podział zadań pomiędzy komórki organizacyjne i stanowiska pracy nie uwzględnia podziału na zadania własne i zadania zlecone, natomiast w literze A ust. l regulaminu ustalono, że Urząd realizuje zadania własne gminy miejskiej oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej przekazane gminie z mocy ogólnie obowiązujących przepisów oraz na podstawie porozumień zawartych z organami rządowymi.
5) W kontrolowanym okresie zawarte zostały :
- 2 porozumienia z powiatem hajnowskim \v sprawie umocnienia podstaw funkcjonowania i rozwoju orkiestry dętej Zespołu Szkół Zawodowych w Hajnówce (akta kontroli str. 13 - 16),
- 2 porozumienia z powiatem hajnowskim w sprawie pokrycia kosztów prowadzenia punktu katechetycznego Kościoła Adwenty stów Dnia Siódmego oraz pow ierzenia funkcji metodyka religii prawosławnej ( akta kontroli str. 17 - 20),
- porozumienie z Wojewodą Podlaskim w sprawie powierzenia obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych ( akta kontroli str. 21 - 23); zgodę na to porozumienie wyraziła Rada Miasta w uchwale Nr XXXVI/235/02 z dnia 12 czerwca 2002 roku.
6) Na podstawie rejestru wydanych upoważnień i akt zawartych w teczce SA0.0113 "Upoważnienia kierownika Urzędu do wykonywania zadań ustalono, że burmistrz miasta upoważnił niżej wymienionych pracowników Urzędu do wydawania decyzji i wykonywania innych czynności urzędowych ( jedno z takich upoważnień -akta kontroli str. 24):
- zastępcę burmistrza do wydawania zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, decyzji meldunkowych, podatkowych z wyłączeniem ulg i umorzeń. o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, w sprawach dodatków mieszkaniowych, w sprawach przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, zatwierdzania projektów podziału nieruchomości, wydawania świadectw pracy oraz składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem.
- sekretarza gminy do wydawania zaświadczeń o wpisie do ewidencji podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, decyzji meldunkowych , podatkowych z wyłączeniem ulg i umorzeń . wydaw^ania świadectw pracy i udzielania urlopów,
- kierownik Referatu Budownictwa i Inwestycji do wydawania decyzji w sprawach lokalizacji inwestycji oraz zaświadczeń o przeznaczeniu terenu lub działek w planie zagospodarowania przestrzennego, decyzji w sprawach utrzymania psów ras agresywnych, zajęcia pasa drogowego, wytwarzania odpadów do 1000 ton. odprowadzania ścieków, wydaw^ania opinii dotyczących wydawania zezwoleń na wytwarzanie odpadów niebezpiecznych,
- kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska do wydawania decyzji z zakresu ochrony środowiska, w tym usuwania drzew i krzewów, zajęcia pasa drogowego, utrzymania porządku w mieście,
- kierownika Referatu Polityki Gospodarczej do wydawania zaśw iadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i potwierdzania aktualności wpisu,
- inspektora w Referacie Finansowo - Budżetowym do wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym,
- kierownika Referatu Finansowo - Budżetowego do wydawania decyzji o wysokości podatków i opłat oraz umarzania, odraczania i rozkładania na raty podatków i opłat, podpisywania sprawozdań i informacji, deklaracji podatkowych, tytułów wykonawczych, dokumentacji ubezpieczeniowej, zaświadczeń o zatrudnieniu, wynagrodzeniu i uprawniających do otrzymania bonów paliwowych,
- inspektora w Referacie Społeczno - Administracyjnych do podpisywania pism w sprawach ewidencji ludności i dowodów osobistych z wyłączeniem decyzji oraz sporządzania formularzy w sprawie wydania dowodu osobistego,
- podinspektora w Referacie Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska do podpisywania pism w sprawach mieszkaniowych i dodatków mieszkaniowych z wyłączeniem, decyzji,
- pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych do podpisywania pism w sprawach wojskowych i obrony cywilnej z wyłączeniem decyzji.
Z powyższych danych wynika, że upoważnienia do wydawania niektórych takich samych decyzji lub wykonywania innych czynności posiadają różni pracownicy ( np. upoważnienia zastępcy burmistrza i sekretarza gminy w części spraw pokrywają się).
7) Do końca kwietnia 2004 roku kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej upoważniony był do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych oraz zadań własnych o charakterze obow iązkowym z zakresu pomocy społecznej na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Hajnówce Nr XXXVII/258/98 z dnia 29 kwietnia 1998 roku ( akta kontroli str. 25). Z dniem l maja 2004 roku w związku z wejściem w życie nowej ustawy o pomocy społecznej kompetencje w tym przedmiocie przeszły do właściwości burmistrza. Do dnia kontroli burmistrz nie upoważnił kierownika MOPS do podejmowania decyzji z zakresu pomocy społecznej . Burmistrz zarządzeniem Nr 19/04 z dnia 29 kwietnia 2004 roku (akta kontroli str. 26) upoważnił natomiast kierownika MOPS do wydawania decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych określonych w ustawie z dnia 28 listopada 2003 roku .
8) Po przeanalizowaniu zakresów czynności 23 pracowników z 4 referatów (jeden z takich zakresów - akta kontroli str. 27 i 28) ustalono, że zakresy le składają się z niżej wymienionych elementów:
- zakresów czynności (obowiązków), w których w kilku do kilkunastu punktach określone zostały szczegółowe obowiązki pracowników.
- zakresów uprawnień wyliczonych w 3 do 6 punktach; zakresy te zróżnicowane zostały stosownie do obowiązków pracowników,
- zakresów odpowiedzialności wyliczonych w 4 do 14 punktach; zakresy te zostały także zróżnicowane stosownie do zakresów obowiązków.
- praw ie w szystkie zakresy zaw terają informacje o zastępstw ach.
Zakresy podpisane zostały przez burmistrza i za pokwitowaniem doręczone pracownikom . Kopie zakresów czynności przechowywane były w aktach osobowych pracowników oraz w każdym referacie w teczkach aktowych 0122 "Podziały czynności".
2. Informacja wizualna i obieg dokumentów.
l) W wyniku przeglądu przeprowadzonego z udziałem sekretarza gminy w budynku, w którym mieści się Urząd Miasta oraz piętra tego budynku, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe Urzędu ustalono, że znajdują się w nich następujące elementy informacji wizualnej:
a) na parterze budynku, bezpośrednio przy wejściu głównym , znajduje się tablica informacyjna wskazująca piętro, na którym mieszczą się pomieszczenia biurowe Urzędu oraz numery pokoi zajmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne lub stanowiska pracy,
b) na drzwiach poszczególnych pomieszczeń znajdują się tabliczki z nazwami komórek organizacyjnych, nazwiskami i stanowiskami pracowników i skrótowe zakresy spraw załatwianych przez tych pracowników,
c) przed budynkiem Urzędu znajduje się tablica ogłoszeń zajęta częściowo przez reklamy a częściowo przez ogłoszenia urzędowe; druga tablica zamontowana została na korytarzu piętra, na którym są pomieszczenia Urzędu Miasta, w dniach kontroli tablica ta niemal całkowicie zajęta była ogłoszeniami w sprawach wyborów do Parlamentu Europejskiego,
d) na tablicy ogłoszeń na piętrze zajmowanym przez Urząd Miasta wmieszone były ogłoszenia w dniach i godzinach pracy Urzędu oraz o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez przewodniczącego Rady Miasta i burmistrza a także informacje o miejscu wyłożenia zbioru przepisów prawnych, na temat dostępu do dokumentów dotyczących realizacji zadań publicznych gminy \\ tym do protokółów sesji i posiedzeń komisji.
2) W ramach Referatu Społeczno - Administracyjnego funkcjonuje stanowisko pracy do spraw kancelaryjnych, na którym zatrudniona jest inspektor Pani Teresa Pełka. Do jej obowiązków należy między innymi przyjmowanie korespondencji, przedkładanie jej kierownictwu Urzędu i kierowanie do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu oraz wysyłanie korespondencji adresowanej poza miasto.
3) Wpływająca do Urzędu korespondencja była rejestrowana:
- w rejestrze przesyłek specjalnego rodzaju, którego wzór ustalił burmistrz zarządzeniem Nr 10/01 z dnia l października 2001 roku; w 2003 roku w rejestrze tym zarejestrowano 693 pisma a w br. do dnia kontroli - 545 pism,
- w dzienniku korespondencji prowadzonym według wzoru ustalonego w załączniku Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej; w roku 2003 zarejestrowano w nim 68 pism a w roku bieżącym - 17 pism,
- w dzienniku korespondencji pozostałej prowadzon\Tn według takiego samego wzoru jak rejestr przesyłek specjalnego rodzaju, w którym w 2003 roku zarejestrowano 1804 pism a w roku bieżącym - 586 pism
- . w książce depozytowej, w której w 2003 roku zarejestrowano 8 wpływów, a w roku bieżącym - 2 wpływy .
Korespondencja wysyłana poza teren miasta rejestrowana była \v pocztowej książce nadawczej : imiennie wysyłana listami poleconymi a ilościowo - listami zwykłymi. W roku 2003 wysłano 3.149 listów poleconych i 1.957 listów zwykłych. Na terenie miasta korespondencja doręczana jest przez 2 gońców. którzy prowadzą podręczne wykazy doręczonej korespondencji zwykłej i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
4) W prowadzonych rejestrach i dziennikach nie były odnotowywane daty odbioru pism przez pracowników Urzędu Miasta. Według ustnych wyjaśnień inspektor Teresy Pełki ( akta kontroli str. 29) korespondencja doręczana była w dniu jej wpływa do Urzędu a jeżeli docierała do Urzędu pod koniec dnia - w następnym dniu po otrzymaniu.
5) Zarządzeniem Nr 15/96 z dnia 19 sierpnia 1996 roku burmistrz ustalił regulamin pracy Urzędu Miasta. W § 19 regulaminu ustalono, że czas pracy Urzędu wynosi 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Urząd pracuje w następujących godzinach:
- w poniedziałki od 8 do 16,
- od wiórku do piątku w godzinach od 7'° do 15'°.
- wszystkie soboty są dniami w olnymi od pracy.
W trakcie kontroli nie stwierdzono przypadków oczekiwania interesantów na załatwienie spraw. Ustalone godziny pracy Urzędu odpowiadają zatem potrzebom mieszkańców.
3. Organizacja działalności organów gminy
Rada Miasta uchwaliła statut miasta uchwałą Nr V 21 03 z dnia 19 lutego 2003 roku , który opublikowany został w Dz. Urz. Województwa Podlaskiego Nr 25. póz. 635 z dnia 19 marca 2003 roku i od dnia wejścia w życie do dnia kontroli nie był nowelizowany.
Organizacja działalności Rady Miasta.
l) Rada Miasta uchwałą Nr V/27/03 z dnia 19 lutego 2003 roku uchwaliła plan pracy na rok 2003 ( akta kontroli str. 30) a uchwałą Nr XV/91/04 z dnia 31 marca 2004 roku plan pracy na rok 2004 ( akta kontroli str. 31). Plany te przewidywały odbycie w 2003 i 2004 roku po 7 sesji i rozpatrzenie po 10 merytorycznych problemów. W kontrolowanym okresie Rada Miasta odbyła sesje w dniach 19 lutego. 31 marca, 30 kwietnia, 28 maja, 30 czerwca, 10 września, 29 października . 3 i 30 grudnia 2003 roku oraz 25 lutego, 31 marca, 30 kwietnia i 26 maja 2004 roku. W trakcie obrad tych sesji Rada Miasta podjęła 85 uchwał. Podjęte uchwały dotyczyły takich w ażniejszych i najczęściej powtarzających się zagadnień jak:
- budżet miasta, jego zmiany, absolutorium dla burmistrza oraz podatki i opłaty lokalne ( 22 uchwały),
- sprawy organizacyjne oświaty ( 8 uchwał),
- zagospodarowanie przestrzenne miasta i gospodarowanie mieniem miasta ( 10 uchwał),
- sprawy organizacyjne ( 9 uchwał),
- wybory ławników i organów samorządu miasta ( 7 uchwał).
Poza problemami związanymi z podejmowaniem przez Radę Miasta uchwał przedmiotem obrad były takie zagadnienia jak:
- informacje o działalności burmistrza miasta i przew^odniczącego Rady Miasta,
- informacja o lokalnej przedsiębiorczości,
- informacje o realizacji uchwal Rady Miasta,
- informacja o zastosowanych ulgach i umorzeniach wierzytelności,
- wykonanie budżetu miasta w I półroczu 2003 roku,
- gospodarka odpadami.
- ochrona wartości przyrodniczych i kulturowych regionu Puszczy Białowieskiej,
- informacja o przewozach przez miasta niebezpiecznych materiałów,
- główne zamierzenia inwestycyjne na lata 2003 - 2006,
- informacja o efektach działalności rad osiedli.
2) Wszystkie odbyte w kontrolowanym okresie sesje zwołane zostały w trybie zwykłym. Sesji nadzwyczajnych na wniosek burmistrza lub '/t radnych nie zwoływano. Radni i inne osoby zapraszane na sesje zawiadamiani byli pismami przewodniczącego Rady Miasta ( jedno z takich pism - akta kontroli str. 32 a wykaz osób lub instytucji zaproszonych na XIII sesję - akta kontroli str. 33).
3) Dokumenty obrazujące działalność Rady Miasta były w kontrolowanym okresie rejestrowane w teczkach i rejestrach oznaczonych symbolami i hasłami:
- BRN.0052 - Sesje Rady Gminy, materiały i protokoły.
- BRN.0150 - Uchwały Rady Gminy oraz rejestr uchwał Rady Miasta Hajnówka,
- BRN.0154 - Zbiór przepisów gminnych oraz rejestr tych przepisów.
4) Ogólny rejestr uchwał Rady Miasta obejmował następujące wpisy : numer i data podjęcia uchwały, tytuł uchwały, komu zlecono do realizacji, uwagi z podpisami osób otrzymujących uchwałę do realizacji.
W prowadzonym odrębnym zbiorze i rejestrze przepisów gminnych rejestrowano natomiast poza danym ewidencyjnymi ( numer, data podjęcia uchwały, tytuł), sposób ogłoszenia, datę wejścia w życie, warunki organizacyjne zabezpieczające realizację uchwały. Z okresu objętego kontrolą w rejestrze tym zarejestrowano 30 uchwał Rady Miasta, w tym jedną uchwałę w sprawie budżetu miasta. Z zapisów w kolumnie "sposób ogłoszenia" wynika, że wszystkie zarejestrowane uchwały zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego. Do rejestru nie wpisano uchwał podjętych na ostatniej sesji odbytej w dniu 26 maja 2004 roku.
5) Zasady sporządzania protokołów sesji zawiera § 17 ust. l i 2 regulaminu Rady Miasta stanowiącego załącznik Nr 2 do statutu miasta. W wyniku analizy 2 protokołów sesji Nr Xv 03 z dnia 10 września 2003 roku i Nr XV/04 z dnia 31 marca 2004 roku ustalono, że protokoły te sporządzone zostały w zasadzie zgodnie z wyTnienionymi przepisami regulaminu z jednym wyjątkiem a mianowicie w treści protokołów wymienieni zostali radni obecni na sesji; wymieniona regulacja wymaga natomiast . aby wymieniani byli jedynie radni nieobecni na sesji. Protokoły sesji zawierają ponadto następujące elementy: nr, datę i miejsce odbycia sesji, godziny rozpoczęcia i zakończenia sesji, numery uchwał, stwierdzenie prawomocności obrad oraz nazwisko i imię przewodniczącego obrad, przyjęcie protokołu poprzedniej sesji. przyjęty porządek obrad, przebieg obrad, w tym przebieg głosowania nad każdą uchwałą i jego wyniki, podpisy przewodniczącego i protokolanta. Do protokołów
dołączane były list obecności , podjęte uchwały i materiały sprawozdawczo -informacyjne rozpatrywane na sesjach.
6) O sesjach Rady Miasta poza radnymi zawiadamiani byli:
- przewodniczący zarządów l O rad osiedli,
- mieszkańcy miasta poprzez wywieszanie pism o zwołaniu sesji na tablicy ogłoszeń oraz publikowanie na stronie intemetowej miasta,
- inne osoby lub instytucje ( np. radny Sejmiku Województwa Podlaskiego, redakcje
czasopism lokalnych, starosta hajnowski. organizacje związkowe) pismami takiej
samej treści jak radni Rady Miasta.
Z list obecności dołączonych do protokołów sesji odbytych w kontrolowanym okresie wynika, że poza radnymi w sesjach tych brało udział od 6 do 9 przewodniczących zarządów rad osiedli ( na 10 działających w mieście siedli) oraz od 3 do 6 innych zapraszanych na sesje osób lub przedstawicieli instytucji. Brak natomiast dowodów udziału w sesjach mieszkańców miasta nie zawiadamianych imiennie na sesje. Przewodniczącym zarządów rad osiedli przesyłane były projekty uchwał Rady Miasta oraz materiały sprawozdawcze lub informacyjne takie same jak radnym Rady Miasta.
Organizacja działalności komisji stałych powołanych przez Radę Miasta.
1) Rada Miasta uchwałą Nr 1/3/02 z dnia 19 listopada 2002 roku ustaliła składy osobowe 5 stałych komisji a uchwalą Nr V 25/03 z dnia 19 lutego 2003 roku skład osobowy Komisji Rewizyjnej ( akta kontroli str. 34). Po wejściu w życie nowego statutu miasta , zgodnie z § 16 ust. l tego statutu Rada Miasta uchw ałą Nr VIII/ 45/03 z dnia 28 maja 2003 roku ( akta kontroli str. 35 - 37) ustaliła składy osobowe 3 w miejsce 5 dotychczasowych komisji a mianowicie:
- Komisji Polityki Gospodarczej,
- Komisji Spraw Społecznych,
- Komisji Infrastruktur, Komunalnej i Samorządu.
Uchw ałą tą Rada Miasta uchyliła też uchwałę Nr 1/3/02 z dnia 19 listopada 2002 roku. Zadania tych nowych komisji określa § 41 regulaminu Rady Gminy . Z wyjątkiem Komisji Rewizyjnej , pozostałe komisje nie uchwaliły planów pracy.
2) Plany pracy Komisji Rewizyjnej uchwalone zostały uchwałami Rady Miasta Nr YI/33/03 z dnia 31 marca 2003 roku na rok 2003 i Nr XIV/83/04 z dnia 25 lutego 2004 roku na rok 2004. W kontrolowanym okresie Komisja Rewizyjna przeprowadziła następujące kontrole:
- kontrolę zbycia nieruchomości miejskiej o powierzchni 0,9680 ha,
- kontrolę przeprowadzonych przetargów w 2002 roku i I kwartale 2003 roku,
- kontrolę wykorzystania dotacji z budżetu miasta na funkcjonowanie kina.
Komisja odbyła też 3 posiedzenia ( w tym jedno dwudniowe), na których:
- wybrała przewodniczącego komisji i ustaliła plan przeprowadzenia pierwszej w wymienionych wyżej kontroli, która zlecona jej została uchwałą Rady Miasta Nr V 26/03 z dnia 19 lutego 2003 roku,
- rozpatrywała sprawozdania o realizacji budżetu na rok 2002 i 2003, problem udzielenia burmistrzowi absolutorium za te lata oraz sprawozdanie o realizacji w 2002 roku programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Komisja informowała Radę Miasta o wynikach każdej z przeprowadzonych
przez nią kontroli.
3) Komisja Polityki Gospodarczej po jej powołaniu w dniu 28 maja 2003 roku odbyła posiedzenia w dniach 25 czerwca, 5 września, 27 października. 28 listopada i 22 grudnia 2003 roku oraz 18 lutego, 24 marca , 21 kwietnia i 21 maja 2004 roku. Przedmiotem obrad komisji była głównie analiza projektów uchwał Rady Miasta i materiałów sprawozdawczo - informacyjnych przygotowywanych na sesje Rady Miasta.
Komisja Spraw Społecznych odbyła po 28 maja 2003 roku posiedzenia \v dniach
27 czerwca, 3 września, 22 października, 27 listopada i 19 grudnia 2003 roku oraz 16 lutego, 22 marca, 23 kwietnia oraz 20 maja 2004 roku. Tematyka posiedzeń tej komisji obejmowała również głównie analizę projektów uchwał oraz materiałów sprawozdawczo - informacyjnych przygotowywanych na sesje Rady Miasta.
Komisja Infrastruktury Komunalnej i Samorządu odbyła w tym samym okresie posiedzenia w dniach 27 czerwca, 4 wTześnia, 23 października , 26 listopada, 8 grudnia i 18 grudnia 2003 roku oraz 20 lutego. 10 marca, 23 marca, 22 kwietnia i 19 maja 2004 roku. Tematyka posiedzeń tej komisji również nie różniła się zasadniczo od tematyki dwóch poprzednio wymienionych komisji.
Powtarzająca się w działalności trzech wymienionych komisji tematyka posiedzeń świadczy o tym, że ustalone w § 41 regulaminu Rady Miasta zadania komisji nie były co do zasady przestrzegane, działalność ta nie ograniczała się bowiem do .J-esortowego" charakteru zadań komisji a rozciągała się na całokształt zadań i kompetencji organów gminy miejskiej.
4) Dokumentacja związana z działalnością komisji od początku kadencji była gromadzona i rejestrowana w 6 podteczkach. Po powielaniu nowych komisji od dnia
28 maja 2003 roku prowadzone były 4 podteczki oznaczone symbolami BRN.0063-1 do 4 i hasłami pokryw ającymi się z nazwami komisji. Regulamin Rady Miasta w § 47 ustala jedynie, że z każdego posiedzenia komisji sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący komisji i protokolant. Reguła ta była w sporządzonych protokołach przestrzegana. Protokoły posiedzeń komisji sporządzane były według podobnych zasad jak protokoły sesji.
W regulaminie Komisji Rewizyjnej ( załącznik Nr 3 do statutu miasta) w § 6 uregulowano zasady sporządzania protokołów kontroli przeprowadzanych przez komisję. Analiza l protokołu kontroli przeprowadzonej przez komisję wykazała, że zasady te były przestrzegane. W § l O regulaminu ustalono natomiast w odniesieniu do sporządzania protokołów posiedzeń tej komisji, że z każdego posiedzenia komisji powinien być sporządzony protokół. Analiza l protokołu posiedzenia wykazała, że został on sporządzony podobnie jak protokoły pozostałych komisji.
5) Prowadzony był rejestr wniosków i opinii komisji, w którym z okresu objętego kontrolą zarejestrowano :
- 8 wniosków Komisji Rewizyjnej,
- 16 wniosków Komisji Spraw Społecznych,
- 17 wniosków Komisji Polityki Gospodarczej,
- 13 wniosków Komisji Infrastruktury Komunalnej i Samorządu.
Rejestr zawiera wpisy dotyczące: daty posiedzenia komisji, treści wniosku, do kogo wniosek skierowano, sposób i termin realizacji. Z tej ostatniej kolumny rejestru wynika, że wnioski były realizowane poprzez podejmowanie przez Radę Miasta stosownych uchwał lub przekazywanie ich jednostkom organizacyjnym .
Obsługa radnych.
l) Prowadzony był rejestr interpelacji i wniosków radnych oraz teczka aktowa BRN.0058. Z zapisów w tym rejestrze wynika, że w kontrolowanym okresie zarejestrowano w nim:
- 17 zapytań,
- 26 wniosków,
- 28 interpelacji.
Z wpisów w kolumnie 4 rejestru ( kto udzielił odpowiedzi) wynika, że na większość zapytań, wniosków lub interpelacji odpowiedzi udzielił ustnie burmistrz lub zastępca burmistrza w zasadzie w trakcie obrad sesji. Na 2 zapylania i l interpelację uzupełniających odpowiedzi udzielono także na piśmie po sesjach .
Organizacja działalności burmistrza.
l) Burmistrz składał na sesjach Rady Miasta następujące sprawozdania lub informacje:
- informacje o działalności burmistrza w okresach między sesjami Rady Miasta - na 10 sesjach (jedna z takich informacji - akta kontroli str. 38 - 42),
- sprawozdania o wykonaniu lub stopniu realizacji uchwał Rady Miasta - na 2 sesjach Rady Miasta (jedno z tych sprawozdań - akta kontroli str. 43 - 47).
- sprawozdanie o realizacji w 2002 i 2003 roku programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
- sprawozdania o realizacji budżetu na rok 2002 i 2003 oraz informację o przebiegu wy konania budżetu miasta w I półroczu 2003 roku,
- sprawozdanie z dokonanych umorzeń oraz ulg w trybie uchw ały Rady Miasta z 18 kwietnia 2000 roku.
Informacje o działalności burmistrza obejmowały ważniejsze działania prowadzone przez burmistrza i podległy mu Urząd takie jak: prowadzone prace inwestycyjne i remontowe, starania o pozyskanie środków finansowych na te cele, udział w posiedzeniach , spotkaniach i naradach . wydane decyzje w sprawach indywidualnych itp.
Dwa sprawozdania o realizacji uchwał Rady Miasta obejmowały uchwały od l do 94 podjęte w bieżącej kadencji ( pierwsza - 48 uchwał, druga 46 uchwał). Opracowane zostały w formie tabelarycznej, w których poza danymi ewidencyjnymi
(numer, data podjęcia, tytuł) wskazano odpowiedzialnych za realizacje oraz sposób realizacji.
2) W ogólnym rejestrze uchwal Rady Miasta w kolumnie "zlecono do realizacji" lub "uwagi" pracownicy wyznaczeni do realizacji uchwal kwitowali ich odbiór i we własnym zakresie podejmowali stosowne do regulacji zawartych w uchwałach działania. Burmistrz miasta po każdej sesji organizował nieprotokołowane narady z kierownikami referatów i samodzielnymi stanowiskami pracy, na których przedstawiał tematykę podjętych uchwał oraz przekazywał ogólne wskazówki co do sposobu realizacji uchwał.
3) Prowadzone były dwa zbiory i rejestry zarządzeń burmistrza. W zbiorze zarządzeń burmistrza jako organu wykonawczego gminy zarejestrowano w 2003 roku 73 zarządzenia a w roku 2004 - 23 zarządzenia. Najwięcej zarządzeń dotyczyło takich spraw jak ( w naw lasach ilość zarządzeń) :
- ustalenie harmonogramów realizacji dochodów i wydatków budżetowych oraz szczegółowego podziału dochodów ( 7),
- regulaminy konkursów na stanowiska kierowTłicze i powołanie komisji konkursowych (7),
- umorzenia wierzytelności jednostek organizacyjnych miasta (22),
- zmian w budżecie miasta i sprawozdania lub informacje o realizacji budżetu (13),
- przeznaczenie do sprzedaży nieruchomości, nabycie nieruchomości, przyjęcie nieruchomości (20).
W zbiorze zarządzeń kierownika Urzędu zarejestrowano 12 zarządzeń w 2003 roku i 2 w roku 2004. Dotyczyły one ( w nawiasach ilość zarządzeń):
- powierzenia prowadzenia spraw profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych (l),
- ustalenia zadań obronnych i obrony cywilnej oraz przeprowadzenia ćwiczeń gminnego zespołu reagowania (3),
- ustalenia wysokości pożyczek mieszkaniowych i zmiany regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (3),
- rozbudowy jednolitego rzeczowego wykazu akt (2),
- przeprow adzenia zwykłego postępowania wyjaśniającego (l),
- powołania zespołu do spraw integracji i rozwoju (l),
- przeprowadzenia inwentaryzacji (l).
- wydawania "Gazety Hajnowskiej" i powołania rady programowej tej gazety (2).
4) Z danych przytoczonych w punkcie poprzednim wynika, że w kontrolowanym okresie burmistrz nie wydawał zarządzeń porządkowych, o których mowa w art. 41 ustawy o samorządzie gminnym.
5) Z porównania dat odbytych w kontrolow^anym okresie sesji z datami pism. przy których wysyłane były uchwały Rady Miasta do Wojewody Podlaskiego wynika, że wysyłane one były w ciągu 2 do 7 dni od dnia odbycia sesji, czyli z zachowaniem terminu ustalonego w art. 90 ust. l ustawy o samorządzie gminnym. Do Wojewody Podlaskiego wysyłane były wszystkie uchwały Rady Miasta a więc także te. które
nadzoruje Regionalna Izba Obrachunkowa, do której uchwały podlegające jej nadzorowi były także wysyłane.
6) Burmistrz miasta wypełniał w kontrolowanym okresie funkcję kierownika Urzędu Miasta głównie poprzez:
- ustalenie regulaminu organizacyjnego i powołanie zastępcy burmistrza,
- wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu Miasta,
- organizow anie i prowadzenie narad z kierownikami referatów .
- upoważnienie pracowników do załatwiania spraw.
- ustalenie zakresów czynności pracowników,
- sprawowanie nadzoru nad sprawnym funkcjonowaniem Urzędu.
7) W 2003 roku burmistrz miasta pobrał oświadczenia majątkowe od 5 pracowników Urzędu Miasta i 20 kierowników jednostek organizacyjnych miasta. Na oświadczeniach tych nie umieszczono pieczątek z datami ich wpływu do Urzędu. Były one natomiast pisane w ostatnich dniach miesiąca kwietnia 2003 roku. W roku bieżącym oświadczenia majątkowe pobrane zostały od takiej samej ilości pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych miasta. W roku bieżącym brak także dat ich wpływu do Urzędu.
8) Osoby, o których mowa w punkcie poprzednim złożyły także oświadczenia o działalności gospodarczej prowadzonej przez ich małżonków, wstępnych, zstępnych i rodzeństwo oraz o umowach cywilnoprawnych zawartych przez te osoby.
9) Przewodniczący Rady Miasta pobrał w 2003 roku oświadczenia majątkowe od 20 radnych Rady Miasta. W br. radni złożyli również takie oświadczenia. Oświadczenia majątkowe radnych złożone w 2003 roku zostały przekazane burmistrzowi i są przechowywane w teczce "Oświadczenia majątkowe radnych Rady Miasta" ( bez symbolu).
10) Przy piśmie z dnia 27 października 2003 roku burmistrz przekazał oświadczenia majątkowe pracowników Urzędu Miasta oraz kierowników jednostek organizacyjnych miasta do Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim. Urząd Skarbowy potwierdził ich wpływ w dniu 20 listopada 2003 roku. Oświadczenia majątkowe złożone w 2004 roku przesłane zostały do Urzędu Skarbowego przy piśmie z dnia 20 maja 2004 roku, ale brak potwierdzenia ich wpły-wu do Urzędu Skarbowego.
Przy piśmie z dnia 23 października 2003 roku oświadczenia majątkowe radnych przesłane zostały do Urzędu Skarbowego, ale brak potwierdzenia ich wpływu do tego Urzędu. Oświadczenia majątkowe radnych złożone w bieżącym roku do dnia kontroli nie zostały przesłane do Urzędu Skarbowego.
11) Oświadczenia majątkowe zostały opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej ( wydruk z BIP- u jednego z takich oświadczeń - akta kontroli str. 48 -
52).
12) W 2003 roku nie podejmowano działań w związku z nieterminowym złożeniem oświadczeń majątkowych. W br. Dyrektor Generalny Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w piśmie z dnia 6 maja 2004 roku poinformował burmistrza, że przewodniczący Rady Miasta złożył Wojewodzie Podlaskiemu oświadczenie
majątkowe w dniu 5 maja 2004 roku a w związku z tym za okres od l do 5 maja 2004 roku nie powinna mu być wypłacona dieta. Do dnia kontroli z wypłaconej w maju diety nie potrącono jej części za okres 5 dni ( pismo wpłynęło 11 maja 2004 roku a diety wypłacane są do dnia 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).
13) W 2003 roku Rada Miasta nie była informowana o wynikach analiz oświadczeń majątkowych. W br. na sesji w dniu 26 maja 2004 roku przewodniczący Rady Miasta poinformował Rade Miasta , że wszyscy radni złożyli w terminie oświadczenia majątkowe (informacja protokolanta tej sesji - akta kontroli str. 53; do dnia kontroli protokół tej sesji nie został napisany).
4. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.
1) W § 53 regulaminu Rady Miasta ustalono, że w przypadku wpływu skargi, przewodniczący Rady kieruje ją do merytorycznej komisji celem zaopiniowania a po zaopiniowaniu komisja przedstawia skargę na sesji Rady Miasta.
W regulaminie organizacyjnym Urzędu miasta ustalono natomiast w literze F punkt 6, że burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od godziny 13 do 17.
2) Na tablicy ogłoszeń na piętrze, na którym ma siedzibę Urząd Miasta są ogłoszenia, z których wynika, że:
- przewodniczący Rady Miasta przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w środy od godziny 12 do 15,
- burmistrz przyjmuje interesantów w tych sprawach w godzinach od 13 do 17.
Brak natomiast dowodów, że ogłoszenia te przesłane zostały do jednostek organizacyjnych miasta celem ich wywPeszenia w tych jednostkach .
3) Nie była prowadzona ewidencja przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków.
4) W kontrolowanym okresie skargi i wnioski nie były wnoszone ustnie do protokołu. Urząd Miasta posiada formularze takich protokołów.
5) Rejestr skarg i wniosków prowadzony był przez zastępcę kierownika Referatu Społeczno - Administracyjnego. Zgodnie z literą C, dział III ust. 11 regulaminu organizacyjnego prowadzenie rejestru należy do obowiązków sekretarza gminy.
6) Poza rejestrem prowadzona była teczka aktowa SA0.0561 - Rozpatrywanie skarg.
7) W rejestrze skarg i wniosków zarejestrowano w 2003 roku 2 skargi, w tym, jedna załatwiona przez burmistrza i jedna załatwiona przez Radę Miasta. Skarga załatwiona przez Radę Miasta nie została uwzględniona w rocznej informacji przekazanej Wojewodzie Podlaskiemu przesłanej przy piśmie z dnia 26 stycznia 2004 roku.
Skargi z 2003 roku została załatwione następująco:
- skarga na kierownika Referatu Finansowo - Budżetowego wpłynęła w dniu 16 września 2003 roku a załatwiona została pismem z dnia 22 września 2003 roku;
burmistrz miasta uznał skargę za nieuzasadnioną,
- skarga złożona przez Podlaską Okręgową Radę Izby Architektów na burmistrza wpłynęła 30 czerwca 2003 roku, rozpatrzona została na sesji w dniu 10 września 2003 roku i uchwałą Nr X/56/03 uznana została za nieuzasadnioną:
przewodniczący Rady Miasta w piśmie z 17 lipca 2003 roku poinformował autorkę skargi o terminie rozpatrzenia skargi przez Radę Miasta a w dniu 16 września przesłał skarżącej uchwałę Rady Miasta, o której mowa.
W 2004 roku zarejestrowano również 2 skargi rozpatrywane również przez Radę Miasta. Obydwie uznane zostały za nieuzasadnione. O sposobie załatwienia skarg zawiadomieni zostali skarżący poprzez przesłanie im kopii uchwał podjętych przez Radę Miasta wraz z uzasadnieniami stanowiącymi załączniki do uchwał .
5. Sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.
Do kontroli sposobu i terminowości załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej wytypowano teczki lub podteczki oznaczone symbolami i hasłami:
- SA0.5115 - Decyzje w sprawach ewidencji ludności ( z 2004 roku),
- SA0.6435 - Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ( z 2003 i 2004 roku),
- GKM.71433-1 - Decyzje o przyznaniu dodatku mieszkaniowego - spółdzielcze własnościowe ( z 2004 roku),
- GKM.7635 - Wycinka drzew i krzewów ( z 2003 i 2004 roku).
l) Po przeanalizowaniu wymienionych teczek ustalono, że dokumentacja biurowa rejestrowana i przechowywana w tych teczkach prowadzona była w niżej przedstawiony sposób:
a) strony tytułowe teczek opisane zostały zgodnie z wzorem ustalonym w załączniku Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej,
b) akta gromadzone w teczkach pod względem rzeczowym odpowiadały mułom teczek a tytuły 2 teczek były zgodne z hasłami i symbolami ustalonymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt a 2 ( oznaczonych symbolami cyfrowymi 6435 •i 71433 ) zostały nieznacznie zmienione ,
c) we w szystkich teczkach prowadzone były spisy spraw.
d) spisy spraw prowadzone były starannie a sprawy rejestrowane były w układzie chronologicznym,
e) akta kompletowane były w sposób umożliwiający ustalenie przebiegu postępowania od daty wszczęcia spraw do ich zakończenia,
f) w znakowaniu spraw stosowano odstępstwa od regulacji zawartych w instrukcji kancelaryjnej polegające głównie na oddzielaniu niewłaściwymi znakami graficznymi numerów teczek od numerów kolejnych spraw ( np. SA0.5115/6/04 zamiast SA0.5115-6/04) ; zupełnie odmienny od regulacji zawartych w instrukcji system znakowania spraw stosowano natomiast w teczce SA0.6435; we wszystkich teczkach znakami spraw oznaczano z reguły jedynie decyzje i inne pisma urzędowe, nie oznaczano tymi znakami innych dokumentów składających się na akta spraw.
g) pieczątki nagłówkowe i do podpisu stosowane były zgodnie z regułami ustalonymi w załączniku nr 6 do instrukcji kancelaryjnej.
2) Terminowość załatwiania spraw badano systemem reprezentacyjnym odmiennym w każdej teczce.
W teczce decyzji w sprawach ewidencji ludności (SA0.5115) zarejestrowano w 2004 roku 14 spraw, do dnia kontroli wydano 9 decyzji a dwie inne sprawy załatwiono w inny sposób . Sprawdzono akta spraw zarejestrowanych pod pozycjami 3. 6. 9 i 13 i ustalono, że dwie z tych spraw (numery 6 i 13) załatwione zostały po upływie terminów miesięcznych, ale w obydwu sprawach informowano strony o niemożliwości załatwienia tych spraw w terminie i ustalano nowe terminy, które były dotrzymywane.
Sprawy dodatków mieszkaniowych (GKM.71433) ze względu na dużą ich liczbę rejestrowano w 6 podteczkach stosownie do stanu własnościowego lokali zajmowanych przez osoby ubiegające się o ten dodatek. W podteczce l rejestrowano wnioski osób mieszkających w lokalach spółdzielczych własnościowych. W roku bieżącym zarejestrowano 328 takich wniosków. Zbadano akta 6 spraw w tomie obejmującym sprawy od 144 do 203 oznaczone numerami kolejnymi kończącymi się cyfrą 4 i ustalono, że na wnioskach o przyznanie dodatku mieszkaniowego nie umieszczane były pieczątki z datami wpływu. Jeżeli natomiast założyć, że wpływały one w dniach ich napisania przez wnioskodawców , to wszystkie te sprawy załatwione zostały przed upływem miesiąca od dań wpływu.
W teczce zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (SA0.6435) zarejestrowano w 2003 i 2004 roku łącznie 15 spraw z zachowaniem ciągłej numeracji w obydwu latach. Sprawdzono akta spraw oznaczonych numerami kolejnymi 2, 4. 6. 8, 10. 12 i 14 i ustalono, że 3 sprawy załatwione zostały po upływie terminów miesięcznych ale tylko w 2 sprawach zawiadomiono wnioskodawców o niemożliwości terminowego załatwienia spraw i ustalono nowe terminy. Ponadto stwierdzono dwa przypadki wydania zezwoleń przed upływem 7 - dniowego terminu na wniesienie zażalenia na postanowienie komisji zawierające opinię w sprawie wydania zezwolenia. Wydawanym zezwoleniom nadawano znaki odbiegające od ogólnie stosowanych ustalonych w instrukcji kancelaryjnej ( np. I.5/A-3/2004 , I.6/C-3 2004 ), w których cyfra rzymska oznacza miejsce sprzedaży lub podawania alkoholu ( I - detal. II -gastronomia), litery A, B, lub C oznaczają rodzaj alkoholu ( A - piwo, B - w ino C -wódka) a cyfry arabskie : pierwsza - numer punktu sprzedaży a druga - numer kolejny wydanego zezwolenia w danym roku .
W teczce wycinki drzew i krzewów ( GK-M. 7635) zarejestrowano w 2003 roku 60 spraw a w roku bieżącym - 13 spraw. Sprawdzono akta spraw, których numery kolejne kończyły się cyfrą 5 łącznie 7 spraw i ustalono, że wszystkie te sprawy załatwione zostały przed upływem miesięcznego terminu od dnia wpływu wniosków o wydanie zezwoleń.
3) Urząd Miasta ma wydzielone pomieszczenie na archiwum zakładowe o powierzchni około 30 nr mieszczące się w piwnicy budynku. Do prowadzenia archiwum wyznaczona została Pani Helena Bańska - zastępca kierownika Referatu Społeczno - Administracyjnego.
Zarządzeniem Nr 1/02 z dnia 14 stycznia 2002 roku burmistrz wprowadził instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Pismem z dnia 10 stycznia 2002 roku dyrektor Archiwom Państwowego w Białymstoku zatwierdził projekt tej instrukcji. Instrukcja reguluje organizację archiwum, zakres działania, lokal i wyposażenie lokalu archiwom, przechowywanie i ewidencję akt w archiwum, udostępnianie akt, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego a materiałów niearchiwalnych na makulaturę. Do instrukcji załączonych zostało 5 wzorów formularzy ewidencyjnych.
Do archiwum zakładowego przekazane zostały protokoły sesji , posiedzeń Zarządu i komisji, uchwały tych organów i rejestry uchwał z lat 1990-1998 a część także z lat 1999 i 2000. Wszystkie te dokumenty oprawione zostały w formie książkowej, ale przed oprawieniem nie sporządzono spisów ich treści przewidzianych w § 47 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej.
6. Udostępnianie informacji publicznej.
1) Miasto ma założoną stronę w Biuletynie Informacji Publicznej, na której publikowane były informacje wyszczególnione na stronie głównej ( wydruk strony głównej - akta kontroli str. 54) . Od uruchomienia strony BIP-u z informacji opublikowanych korzystano 10.603 razy.
2) W siedzibie Urzędu Miasta nie ma urządzonego oddzielnego pomieszczenia służącego wyłącznie do udostępniania aktów prawa miejscowego. Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego a także dokumentów dotyczących realizacji zadań publicznych gminy. Są one udostępniane w pokojach, w których pracują poszczególni pracownicy (np. protokoły sesji i posiedzeń komisji oraz akty prawa miejscowego w Biurze Rady Miasta, Dzienniki Ustaw i Monitory w pokoju sekretarza gminy itp.).
3) Opracowany został wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej oraz założony został rejestr takich wniosków ( wzór rejestru - akta kontroli str. 55). W kontrolowanym okresie zarejestrowano 2 wnioski dotyczące udostępnienia:
- szeregu danych na temat Urzędu Miasta i miasta Hajnówka,
- opinii Podlaskiego Kuratorium Oświaty w spraw ie utworzenia zespołu szkół.
Pierwszy z tych wniosków załatwiony został w dniu jego wpływu a drugi w ciągu l O dni od daty wpływu.
4) Jawność działania organów gminy zapewniana jest w sposób omówiony wyżej w części dotyczącej działalności organów gminy , zapraszanie przedstawicieli środków masowego przekazu na sesje Rady Miasta, wydawanie własnego czasopisma i publikacje informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
7. Realizacja wystąpienia z poprzedniej kontroli
W wyniku kontroli przeprowadzonej na początku września 2002 roku dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru skierował do burmistrza miasta wystąpienie pokontrolne z dnia 30 września 2002 roku, w którym wskazał na uchybienia i niedociągnięcia wyszczególnione w l O punktach. Przeprow adzona kontrola wy kazała, że uchybienia te i niedociągnięcia zostały w niżej przedstawiony sposób wy korzy stanę do doskonalenia działalności organów miasta oraz Urzędu Miasta:
1. W siedzibie Urzędu wywieszono informacje o miejscu wyłożenia zbioru przepisów gminnych i informację na temat dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych przez organy gminy.
2. Rada Miasta na lata 2003 i 2004 uchwaliła plany pracy, o których była mowa w części dotyczącej działalności tego organu.
3. Punkt ten dotyczył protokołowania obrad Zarządu; z dniem zniesienia tego organu jest on nieaktualny.
4. Mieszkańcy miasta powiadomieni byli w formie ogłoszenia, że mogą uzyskać od skarbnika miasta informacje na temat przyjętego przez burmistrza projektu budżetu.
5. Poza Komisją Rewizyjną, pozostałe komisje nadal nie planują swojej działalności w formie planów pracy i nie informują Rady Miasta o swojej działalności.
6. Komisja Rewizyjna w kontrolowanym okresie przeprowadziła 3 kontrole; tematyka kontroli przedstawiona została w części dotyczącej działalności tej komisji.
7. Unormowania zawarte w statucie miasta i regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta przedstawione zostały w części dotyczącej skarg i wniosków. Unormowania tej wymagają rozwinięcia w części dotyczącej trybu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli tak przez Radę Miasta, jak i przez burmistrza-
8. Burmistrz miasta raz w tygodniu przyjmuje interesantów po godzinach pracy Urzędu ( Urząd pracuje w poniedziałki do godziny 16. burmistrz przyjmuje w tym dniu interesantów do godziny 17).
9. Stwierdzono nadal przypadki nieterminowego załatwiania spraw indywidualnych. ale ze spraw objętych badaniem ujawniono tylko l przypadek nie zawiadomienia strony o niemożliwości załatwienia sprawy w terminie miesięcznym
10.W zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych stwierdzono:
- tytuły 2 z 4 analizowanych teczek zostały nieco zmienione w stosunku do jednolitego rzeczowego wykazu akt,
-' w tworzeniu znaków spraw nadal występują odstępstwa od regulacji zawartych w instrukcji kancelaryjnej a w sprawach zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych stosowany jest zupełnie odmienny sposób znakowania spraw niż ustala to instrukcja kancelaryjna; nadal część akt tworzących sprawę nie jest oznaczana tym znakiem (na ogół znaki spraw zawierają tylko decyzje i inne pisma urzędowe),
- w stosowaniu pieczątek nagłówkowych i do podpisu nie stwierdzono odstępstw od ustaleń instrukcji kancelaryjnej w tym zakresie,
- problem ewidencjonowania decyzji i postanowień Zarządu Miasta stał się nieaktualny w związku ze zniesieniem tego organu.
Wyniki kontroli omówione zostały w dniu 4 czerwca 2004 roku z zastępcą burmistrza, sekretarzem gminy i zastępcą kierownika Referatu Społeczno -Administracyjnego.
Burmistrz miasta poinformowany został o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń co do treści zawartej w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole ustaleń w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.
Protokół niniejszy sporządzony został w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje burmistrz miasta.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do książki kontroli Urzędu Miasta pod pozycją l w 2004 roku.

Podpisano:

Burmistrz Miasta Hajnówka Anatol Ochryciuk

Starszy Inspektor Wojewódzki Czesław Czerwiński