ARCHIWUM PAŃSTWOWE
15-426 Białystok, tel. 743-56-03 ul. Rynek Kościuszki 4 000001034
Znak sprawy: NA 402-50/04

Protokół kontroli archiwum zakładowego Urzędu Miasta Hajnówka ul. A. Zina l 17-200 Hajnówka

Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, póz. 173 z późn. zm.).
I. Informacje wstępne
1. Kontrolę przeprowadził w dniu 28.07.2004 r. Sławomir Iwaniuk, starszy kustosz Archiwum Państwowego w Białymstoku, nr upoważnienia do kontroli 1/2004, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej Heleny Bańskiej — zastępcy kierownika Referatu Społeczno-Administracyjnego.
2. Jednostka kontrolowana została utworzona 27.05.1990 r. na podstawie art. l ustawy „Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych" (Dz.U. Nr 32, póz. 191), obecnie kieruje nią Burmistrz Anatol Ochryciuk, organem nadzorującym jednostki jest Wojewoda Podlaski, adres:
ul. Mickiewicza 3, 15-213 Białystok.
3. Statut Gminy Miejskiej Hajnówka wprowadzono uchwałą Nr XXVIII/198/01 Rady Miasta Hajnówka z dnia 07 sierpnia 2001 r. w sprawie Statutu Miasta Hajnówka, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki wprowadzono zarządzeniem Nr 22/03 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 01 marca 2003 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Hajnówka.
4. Zmiany organizacyjne w przeszłości: nie było.
5. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia.
6. Ostatnią kontrolę Archiwum Państwowe przeprowadziło w dniu 19.12.2001 r.
7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach 01-04.06.2004 r. przez Czesława Czerwińskiego starszego inspektora wojewódzkiego z Wydziału Prawnego i Nadzoru PUW w Białymstoku.
8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy k.ancelaryjno-archiwalne (uzgodnione z Archiwum Państwowym):
a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, póz. 1319 z późn. zm.),

b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 69, póz. 636, załącznik nr 2),
c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem Nr 1/02 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Hajnówka,
d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne - nie ma.
II. Ustalenia kontroli
1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych (szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego): akta klasyfikuje i kwalifikuje się według obowiązującego rzeczowego wykazu akt (przejrzano przykładowe teczki: znak SA0.0911 „Kontrole zewnętrzne" z lat 2000-2002 kategorii A, znak SA0.1013 „Analizy, oceny, [informacje], sprawozdawczość" z lat 2003-2004 kategorii A); dokumentacja nie jest systematycznie przekazywana z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego i za taki stan odpowiedzialni są kierownicy tychże komórek organizacyjnych.
2. Zbiór dokumentacji
W archiwum zakładowym jest przechowywana:
a) dokumentacja własna:
— aktowa:
kategorii A w ilości ok. 4,30 mb., z lat 1990-2002, kategorii B w ilości ok. 48,00 mb., z lat 1990-2002, w tym akta kategorii B-50 ok. 3,30 mb., z lat 1990-2002, nierozpoznana w ilości....... mb., z lat ...-...,
— techniczna:
kategorii A w ilości ....... mb.,....... jedn. inw.Jedn. arch. ....... z lat ...-...,
kategorii B w ilości ....... mb.,....... jedn. inw.Jedn. arch........ z lat ...-...,
nierozpoznana w ilości ....... mb.,....... rysunków, z lat ...-...,
— elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych:
kategorii A w ilości ....... jedn. inw., z lat ...-...,
kategorii B w ilości ....... jedn. inw., z lat ...-...,
nierozpoznana w ilości ....... jedn. inw., z lat ...-...,
— kartograficzna:
kategorii A w ilości ....... jedn. inw.,....... jedn. arch. (arkuszy), z lat ...-...,
kategorii B w ilości ....... jedn. inw.,....... jedn. arch. (arkuszy), z lat ...-...,
nierozpoznana w ilości ....... arkuszy, z lat ...-...,
— audiowizualna:
nagrania kat. A w ilości ....... jedn. inw.,....... czasu nagrań, z lat ...-...,
kat. B w ilości ....... jedn. inw. (nagrań),....... czasu nagrań, z lat ...-...,
nierozpoznana w ilości ....... pudełek, z lat ...-...,
inne w ilości ....... sztuk, z lat ...-...,
fotografie kategorii A w ilości ....... jedn. inw.,....... negatywów,....... pozytywów, z lat ...-...,
kategorii B w ilości ....... jedn. inw.,....... sztuk, z lat ...-...,
nierozpoznana w ilości ....... sztuk, z lat ...-...,

inne w ilości ....... sztuk, z lat ...-...,
filmy kategorii A w ilości ....... tytułów (tematów),....... sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat ...-...,
kategorii B w ilości ....... tytułów (tematów),....... sztuk, z lat ...-...,
nierozpoznana, w ilości ....... sztuk, z lat ...-...,
inne w ilości ....... sztuk, z lat ...-...,
b) dokumentacja odziedziczona po (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb., jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także —jeśli zachodzi potrzeba — rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a):
l/ Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Hajnówce, techniczna
kategorii B w ilości ok. 0,60 mb. z lat 1954-1970,
2/ byłym Urzędzie Miasta w Hajnówce, aktowa
kategorii A w ilości ok. 4,10 mb. z lat 1973-1990,
kategorii B w ilości ok. 25,20 mb. z lat 1973-1990,
w tym kategorii B-50 w ilości ok. 2,50 z lat 1973-1990,
3/ Przedszkole Samorządowe Nr 6 w Hajnówce, aktowa
kategorii B w ilości ok. 1,00 mb.,
4/ Przedszkole Samorządowe Nr 4 w Hajnówce, aktowa
kategorii B w ilości ok. 5,50 mb.,
c) dokumentacja zdeponowana (obca): nie ma.
3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 88,70 mb., w tym kategorii A — ok. 8,40 mb. kategorii B — ok. 80,30 mb. w tym kategoria B-50 5,80 mb.
4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli, określić stan fizyczny dokumentacji): w czasie poprzedniej kontroli wykazano 3,50 mb. akt kategorii A i 73,60 mb. dokumentacji kategorii B, obecnie dokumentacji obu kategorii przybyło wskutek przekazywania z komórek organizacyjnych, pomimo przekazania części akt odziedziczonych do AP i wybrakowania akt kategorii B.
5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez Archiwum Państwowe na podstawie § 11 ustęp l rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, póz. 1375) obejmują: ok. 4,10 mb. z lat 1973-1990 z Urzędu Miasta w Hajnówce (część akt dotyczy własności rolnej i tych nie należy przekazywać do AP ponieważ są one wykorzystywane do bieżącej pracy Urzędu).
6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych): dokumentacja jest ułożona według zespołów archiwalnych i komórek organizacyjnych, z rozdziałem na kategorie archiwalne, teczki są opisane i zewidencjonowane, są jednak przypadki niewłaściwego kwalifikowani i klasyfikowania, np. teczka ze spisu zdawczo-odbiorczego Nr 53 Referatu Finansowo-Budżetowoego-Księgowość pod póz. 7 o znaku Fn 0211 i tytule „Plany i sprawozdania" z 1998 r. kategorii B-10 - kiedy w rzeczowym wykazie akt jest pod tym symbolem inny tytuł i kategoria A; nie wszystkie akta wytworzone w poszczególnych komórkach organizacyjnych zostały przekazane do archiwum zakładowego.

7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym nie była porządkowana przez osoby spoza Urzędu.
8. Ewidencja
Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne:
a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych — tak,
b) spisy zdawczo-odbiorcze — tak, w podziale na kat. A i kat. B — tak,
c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego — tak,
d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej — tak,
e) ewidencję wypożyczeń —- nie,
f) inne środki ewidencyjne — nie.
9. Ocena prowadzenia ewidencji: ogólnie dobra, jednak ewidencja znajdująca się w archiwum zakładowym nie obejmuje wszystkich wytworzonych w Urzędzie akt, ponieważ nie została w całości przekazana wraz z aktami z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego -jak nakazuje to § 35 instrukcji kancelaryjnej.
10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: w komórkach organizacyjnych.
11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt): akta udostępnia się tylko na miejscu w magazynie bez ewidencjonowania tej czynności.
12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, za zgodą Archiwum Państwowego, ostatnio 03.09.2002 r.; obecnie wniosek o wydanie zgody na brakowanie został złożony w Archiwum Państwowym. Jednostka kontrolowana nie ma zgody generalnej na brakowanie.
13. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego miało ostatnio miejsce 30.08.2002 r. i objęło 0,03 mb., zespołu akt Gminna Rada Narodowa w Hajnówce z 1949 r.
14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest Helena Bańska, zatrudniona na pełnym etacie, prowadzenie archiwum zakładowego ma w zakresie obowiązków, posiadająca wykształcenie średnie, bez przeszkolenia w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego.
15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre, ponieważ stanowisko pracy archiwistki jest w pokoju biurowym, a w magazynie pracownica przebywa doraźnie — w miarę potrzeb.
16. Lokal archiwum zakładowego usytuowany jest w piwnicy, składa się z l pomieszczenia o powierzchni ok. 30 m2, wyposażony jest w regały drewniane, stolik, krzesła, zabezpieczenie przed kradzieżą stanowią drzwi obite blachą, okna są okratowane, jest centralne ogrzewanie i oświetlenie elektryczne, jest gaśnica proszkowa. Brak jest termometru i higrometru.
17. Inne ustalenia kontroli: nie ma.

18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez Archiwum Państwowe: l/ z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego przekazano tylko część akt, 2/ przesłano do AP spisy zdawczo-odbiorcze akt kategorii A, 3/ przygotowano dokumentację kategorii A do przekazania do AP (przekazywanie jest w trakcie), 4/ wybrakowano akta kategorii B.
III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostano przekazane odrębnym pismem.

Protokół podpisali:

Protokół sporządzono w 2 egz.:
egz. Nr l —jednostka kontrolowana, egz. Nr 2 — Archiwum Państwowe w Białymstoku.