Białystok, dnia 25 czerwca 2004 roku
Pan mgr Anatol Ochryciuk
Burmistrz Miasta Hajnówka
Na podstawie art. 86 i 88 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, póz. 1591 iż 2002 roku Nr 23, póz. 220 , Nr 62 póz. 558 , Nr 113, póz. 984 , Nr 153, póz. 1271 i Nr 214, póz. 1806 , z 2003 roku Nr 80, póz. 717 , Nr 162, póz. 1568 i z 2004 roku Nr 102, póz. 1055) i art. 7 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w województwie ( Dz. U. z 2001 roku Nr 80, póz. 872 i Nr 128, póz. 1407 , z 2002 Nr 37, póz. 329, Nr 41, póz. 365, Nr 62, póz. 558 , Nr 89, póz. 804 , Nr 200, póz. 1688 , z 2003 roku Nr 52, póz. 450, Nr 137 póz. 1302, Nr 149, póz. 1452 i z 2004 roku Nr 33, póz. 287) w dniach l - 4 czerwca 2004 roku Podlaski Urząd Wojewódzki przeprowadził w podległym Panu Urzędzie Miasta kontrolę w zakresie organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu Miasta i organów gminy miejskiej .
Kontrolą objęto okres od l stycznia 2003 roku do 31 maja 2004 roku.
Skontrolowano organizację pracy Urzędu Miasta, stan informacji wizualnej , obieg dokumentów, udostępnianie informacji publicznych, organizację działalności Rady Miasta i komisji powołanych przez Radę oraz burmistrza, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, terminowość i sposób załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.
Z ustaleń kontroli, opisanych w protokole kontroli podpisanym przez Pana w dniu 18 czerwca 2004 roku wynika, że w okresie objętym kontrolą w działalności Urzędu występowały następujące uchybienia i nieprawidłowości:
l) Burmistrz Miasta do dnia kontroli nie upoważnił kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej do podejmowania decyzji w sprawach pomocy społecznej; dotychczasowe upoważnienie udzielone przez Radę Miasta wygasło z mocy prawa z dniem wejścia w życie od l maja 2004 roku nowej ustawy o pomocy społecznej,
2) komisje powołane przez Radę Miasta (poza Komisją Rewizyjną) nie uchwalały planów pracy, nie składały Radzie Miasta sprawozdań o swojej działalności,
3) nie unormowano zasad sporządzania protokołów posiedzeń komisji, do czego zobowiązuje Radę Miasta § 45 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin...
4) nie określano w sposób udokumentowany sposobu realizacji uchwał podejmowanych przez Radę Miasta, do czego zobowiązuje Burmistrza art, 90 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
5) nie poinformowano Rady Miasta w terminie ustawowym do końca października 2003 roku o wynikach analizy oświadczeń majątkowych,
6) nie była prowadzona ewidencja przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza,
7) w informacji o załatwianiu w 2003 roku skarg i wniosków obywateli przekazanej Wojewodzie Podlaskiemu nie wykazano l skargi załatwionej przez Radę Miasta,
8) nie stosowano art. 36 KPA w zaistniałych przypadkach nieterminowego załatwiania spraw indywidualnych.
Ponadto stwierdzono, że zalecenia Wojewody Podlaskiego skierowane do Pana po kontroli przeprowadzonej we wrześniu 2002 roku zostały zrealizowane tylko częściowo.
Informując o powyższych ustaleniach proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości.
Jednocześnie informuję, że w ciągu 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia może Pan zgłosić na piśmie umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ocen i uwag. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości , proszę o poinformowanie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych i podjętych działaniach w celu usunięcia uchybień lub o przyczynach niepodjęcia takich działań.